Con un recibo el cliente tiene en sus manos un documento que atestigua que ha cumplido con su obligación comercial, es decir, cancelar una deuda por un servicio o una mercancía, y el prestador tiene la constancia de que ha recibido su compensación. Esta constancia de pago no sirve, sin embargo, como justificante fiscal, pues para ello es necesario que el prestador de servicios emita una factura.
La factura se diferencia del recibo básicamente por el momento en que se emite y en el objetivo por el que se hace. Un recibo es un documento meramente informativo que demuestra un pago realizado y se emite siempre tras el pago, y una factura es un documento con fines tributarios que acredita que se ha realizado una operación comercial y suele emitirse antes de efectuarse el pago. En este sentido, equivale más a una solicitud de pago que a un justificante del mismo. Al servir de justificante de las obligaciones tributarias, la factura es algo más compleja e incluye más datos (número de factura, fecha, datos fiscales del proveedor) y muestra los impuestos desglosados para cada producto.
Existen distintos tipos de recibo en función de su finalidad:
- Recibo de caja de ingreso: recepción de una cantidad adeudada en efectivo.
- Recibo de caja de egreso: desembolso en efectivo por la compra de bienes.
- Recibo de alquiler: pago de una mensualidad por arrendamiento.
- Recibo de depósito en una cuenta corriente: recepción de una cantidad por una transacción bancaria.
- Recibo de depósito judicial: depósito en una entidad bancaria por orden judicial.
- Recibo de depósitos en garantía: pago de una fianza de alquiler.
- Recibo de depósitos en custodia: lo emite el banco cuando recibe objetos de valor que debe custodiar durante un periodo de tiempo acordado.
- Recibo de depósito a plazo fijo: también emitido por la entidad bancaria cuando se contrata un depósito a plazo fijo.
Desde la reforma del sistema de facturación que introdujo el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación en 2013, normativa que tenía la intención de transponer en el sistema jurídico nacional la Directiva 2010/45/UE con el fin de normalizar el uso de facturas electrónicas, los recibos se pueden sustituir por las llamadas facturas simplificadas. Estas facturas no contienen todos los datos que una factura ordinaria, como los datos fiscales del receptor, pero tienen validez tributaria.