La carta comercial perfecta: estructura, contenido y diseño

Las cartas comerciales son una herramienta fundamental en la comunicación empresarial. Se utilizan para establecer contacto con clientes, proveedores, entidades y otras organizaciones, facilitando la transmisión de información relevante sobre productos, servicios y transacciones comerciales. Aunque en España no existe una normativa específica que regule su redacción, se siguen convenciones ampliamente aceptadas para garantizar un formato claro y profesional. Entre estas buenas prácticas, es común el uso del formato DIN A4, fuentes legibles como Times New Roman, Arial o Helvetica, y un membrete que incluya los datos esenciales de la empresa. En este artículo, te explicamos cómo hacer una carta comercial que te ayude a mantener una comunicación clara y efectiva.

¿Qué es una carta comercial?

La carta comercial es un documento escrito utilizado para la comunicación entre una empresa y sus clientes o clientes potenciales, proveedores, entidades u organismos públicos, así como cualquier persona con la que la empresa necesite ponerse en contacto. Las cartas comerciales se emplean para:

• Informar sobre los productos o servicios de la empresa
• Informar sobre promociones o campañas (carta publicitaria)
• Confirmar pedidos y responder consultas
• Acusar recibo de documentos o solicitudes
• Enviar facturas y comprobantes
• Enviar listas de precios
• Enviar formularios de pedidos

Si bien la forma externa de la carta comercial (papel, correo electrónico u otro medio) puede variar, el contenido debe cumplir con ciertos requisitos según el tipo de empresa y la finalidad del documento. Estos requisitos permiten que los destinatarios obtengan información relevante sobre la empresa emisora, especialmente cuando se trata de nuevas relaciones comerciales. En general, si la carta se emplea para establecer el primer contacto escrito con otra empresa o entidad, debe incluir toda la información necesaria para identificar a la empresa remitente.

Las siguientes categorías están excluidas de las cartas comerciales:

• Correspondencia interna entre oficinas, departamentos, sucursales o filiales de la misma empresa
• Comunicaciones masivas enviadas a un grupo amplio de destinatarios sin personalización, como correo directo o material publicitario
• Documentos generados mediante formularios estándar dentro de una relación comercial existente, como notas de entrega, avisos de recogida o albaranes

Las cartas comerciales se utilizan para la comunicación escrita entre dos partes en un contexto empresarial y suelen contener información sobre una operación comercial. Estas pueden ser transacciones entre empresarios (Business to Business o B2B) o entre empresarios y particulares (Business to Consumer o B2C). Las cartas comerciales deben distinguirse claramente de las cartas privadas, que sirven para el intercambio de información personal entre particulares.

Información que debe contener la carta comercial

Dado que las cartas comerciales se utilizan para establecer contacto profesional, deben incluir cierta información estándar que facilita la comunicación y genera confianza. Los datos básicos que debe contener una carta comercial son:

• Membrete, lugar y fecha de redacción
• Información relevante del remitente: nombre o razón social, dirección postal, número de teléfono, correo electrónico, fax (si se aplica) y el CIF/NIF si es relevante para la operación

Estructura de una carta comercial y diseño

Para garantizar una comunicación clara y profesional, es recomendable que las cartas comerciales, ya sean enviadas por correo tradicional o en formato digital (en PDF y por correo electrónico), sigan un formato estándar. Sin embargo, no existe una normativa específica que obligue a ello.

Márgenes

La carta comercial estándar se escribe a tamaño DIN A4, en formato vertical. Se recomiendan los siguientes márgenes de página para este tipo de documentos:

• Margen superior: 45 mm
• Margen inferior: al menos 25 mm
• Margen izquierdo: 25 mm
• Margen derecho: 20 mm

El siguiente gráfico muestra una carta comercial de ejemplo, donde se indica el tamaño de los márgenes:

Fuente

Por norma general, no hay una fuente estándar para las cartas comerciales, por lo que las empresas tienen libertad para elegir la que mejor se adapte a su identidad corporativa. Sin embargo, es recomendable optar por fuentes clásicas, como Times New Roman, Arial o Helvetica, que garantizan una lectura clara y profesional. En general, cualquier fuente legible y con proporciones equilibradas es adecuada para documentos empresariales.

Tamaño de fuente

Escribe tus cartas comerciales con un tamaño de letra de 11 o 12 puntos. Para cartas largas, 11 está bien, pero si la carta es más corta, entonces elige el tamaño 12. Este valor se basa en la suposición de que se utiliza una fuente estándar. Si tu empresa utiliza una fuente exótica como parte de su diseño corporativo, asegúrate de ajustar el tamaño de la fuente para que el texto siga siendo claro y fácil de leer.

Membrete: campo de dirección y bloque de información

La parte superior del membrete corresponde al borde superior del documento. A partir del borde de la página, dispones de 4,5 cm para tu diseño. En esta área, puedes colocar elementos gráficos como el logotipo de tu empresa o un eslogan corporativo.

Al espacio de 4,5 cm de margen superior le siguen el campo de dirección, donde se coloca la información del destinatario, y el bloque de información, que puede incluir detalles como la fecha, la referencia del documento o datos de contacto adicionales.

Campo de dirección

El campo de dirección (también llamado área de ventana cuando se hace referencia a los sobres con ventanilla) contiene el nombre y la dirección del destinatario, así como la información de devolución, si corresponde. Coloca el campo de dirección a 4,5 cm por debajo del borde superior del documento, a 2 cm del margen izquierdo. El ancho del área de la ventana es de 85 mm. El texto de la dirección comienza a una distancia de 0,5 cm del borde izquierdo de la ventana de dirección.

La altura del campo de dirección es de 4,5 cm para la dirección más 0,5 cm para la información de devolución. Esto corresponde a un total de 10 líneas de texto.

La información de devolución va seguida de una zona de información adicional de 3 líneas y una zona de notas con una altura total de 12,7 cm. Las 6 líneas restantes del campo de dirección deben reservarse para la dirección del destinatario.

Diseña los detalles de la dirección sin líneas en blanco para un formato más claro y profesional. Si no haces ningún comentario, las 3 líneas entre la información de devolución y la dirección del destinatario permanecen vacías.

Bloque de información o línea de referencias

El bloque de información comienza 5 cm por debajo del borde superior del documento y a la misma altura que la zona de comentarios adicionales del campo de dirección. Con una distancia de 12,5 cm con respecto al borde izquierdo y una anchura máxima de 7,5 cm, el bloque de información se encuentra situado al lado derecho del membrete.

Un bloque de información estándar suele incluir los siguientes conceptos clave:

• Referencia del destinatario:
• Referencia del remitente:
• Nombre:
• Teléfono:
• Fax:
• Correo electrónico:
• Fecha:

Si es necesario, ajusta estos campos a las necesidades de tu negocio. Separa la información por medio de dos puntos y un espacio. En el mejor de los casos, el margen derecho es de 2 cm o, al menos, 1 cm.

Si es necesario, reduce el tamaño de la fuente en el bloque de información. Si el tamaño elegido para el documento es de 12 puntos, puedes reducir a 10, por ejemplo.

El bloque de información va seguido de la línea de asunto y ambos se separan con un espacio mínimo de 2 líneas en blanco.

Como alternativa al bloque de información, también puedes colocar estos datos en una línea de referencias debajo del campo de dirección, dejando un espacio de dos líneas en blanco.

La información habitual aquí suele ser:

• Número de referencia y fecha del mensaje del destinatario
• Número de referencia y fecha del mensaje del emisor
• Teléfono y nombre de contacto
• Fecha del documento

Coloca la primera palabra en la línea de referencias alineada a 2,5 cm del margen izquierdo. Las otras palabras clave siguen a una distancia de 7,5 cm, 12,5 cm y 17,5 cm. La información correspondiente se introduce (normalmente de forma automática) debajo de los campos, a ras de la primera letra de cada uno de los conceptos.

El formato de fecha recomendado para el bloque de información o la línea de referencias es día/mes/año. Este último puede aparecer con cuatro dígitos o solo con los dos últimos.

01/06/2025 01/06/25

Para que los números de teléfono y fax sean lo más legibles posible, te recomendamos que los incluyas en la lista con un espacio entre el prefijo y el número del abonado de destino. Los números de extensión se pueden añadir con un guion. Las mismas especificaciones se aplican tanto a los números fijos como móviles.

[Prefijo] [Número de teléfono] - [Extensión] 91 111 11 11 - 12 612 345 678

Para cartas comerciales internacionales, añade el código del país delante del número de teléfono. Por ejemplo, para Estados Unidos +1, y para España, +34. Separa el código de país del número de teléfono con un espacio en blanco.

+34 91 111 11 11 - 12 +34 612 345 678

Línea de asunto

El asunto se ubica, con una separación de 2 líneas en blanco, debajo del bloque de información o de la línea de referencias, alineada a la izquierda y normalmente resaltada en negrita. La distancia desde el borde izquierdo es de 2,5 cm.

La función del asunto consiste en describir el contenido o el motivo de la carta en pocas palabras. Puede incluir un número de referencia, transacción u oferta si es necesario y puede extenderse a lo largo de varias líneas.

Saludo, cuerpo del texto y fórmula de cortesía

El saludo o tratamiento y el cuerpo del texto se colocan a una distancia de 2,5 cm del margen izquierdo de la página y se justifican a la izquierda.

El saludo de la carta comercial se separa por medio de dos líneas en blanco del asunto de la carta, termina con dos puntos y está separado del resto del texto por una línea en blanco. Se utiliza la fórmula de cortesía más común para cartas formales:

“Estimado señor [apellido] / Estimada señora [apellido/s]:”

“Estimado cliente:”

Se puede utilizar una redacción menos formal en las relaciones comerciales ya existentes:

“Hola/Buenos días/Buenas tardes, señor [apellido/s] / señora [apellido/s]:”

“Querido [nombre] /Querida [nombre]:”

En caso de duda, es mejor ser cortés que resultar demasiado informal.

Utiliza líneas en blanco para dividir el cuerpo del texto en claras secciones. Si tu carta comercial ocupa varias páginas, tres líneas antes del pie de página introduce un salto de página y continúa en la siguiente hoja. El membrete solo se utiliza en la primera página.

Numera las páginas, preferentemente justificando el número de página en el pie de página.

La frase de despedida aparece separada del cuerpo del texto por una línea en blanco. Si el nombre de la empresa sigue a la firma han de separarse ambas por medio de otra línea en blanco. Luego han de seguir 3 líneas en blanco para la firma del remitente.

El cierre habitual es “Atentamente” o “Un saludo cordial”, pero siéntete libre de elegir lo que te parezca más cómodo.

Anexos

SI la carta incluye documentos adjuntos, coloca la nota de anexo dejando exactamente tres líneas en blanco debajo de la despedida o, si es necesario, una línea en blanco debajo de la repetición mecanografiada de la firma.

La nota de anexo se introduce con la palabra “anexos ” escrita en negrita y sin que aparezca seguida de dos puntos. A continuación, haz una lista nombrando cada archivo en una línea separada.

Pie de página

El pie de página de la primera hoja de la carta comercial contiene toda la información legal y comercial relativa a tu empresa.

Por regla general, el destinatario también dispone aquí de la información sobre los locales comerciales del remitente, los distintos medios de contacto y los detalles de la cuenta bancaria.

Este pie de carta debe colocarse a una distancia de 2,5 cm a la izquierda y 2,0 cm con respecto al borde derecho. La altura es variable y depende de las necesidades, pero debe ser de al menos 2,5 cm.

Para facilitar la lectura, la información comercial del pie de página se agrupa generalmente en bloques temáticos.

Plantilla de carta comercial para descargar

Aquí tienes una plantilla de carta comercial en formato Word para que la descargues y personalices.

Consejos para escribir una carta comercial

Lo que debes hacer

• Sé breve y directo: las cartas comerciales, ya sean enviadas por correo postal o electrónico, deben ir directamente al grano. Lo más probable es que el destinatario reciba múltiples comunicaciones comerciales al día, por lo que un mensaje claro y conciso tendrá más impacto. Formula el contenido de forma directa y sin rodeos, y utiliza una línea de asunto clara y relevante. Las cartas comerciales solo deben exceder una página DIN A4 en casos excepcionales. Si es necesario, incluye las tablas, ilustraciones o detalles de la factura en los anexos.
• Dirígete personalmente al destinatario: si es posible, personaliza el saludo con el nombre o apellido de la persona de contacto. Si no lo conoces, intenta averiguarlo y asegúrate de escribirlo correctamente. Si no puedes identificar a ningún destinatario específico, sería una buena idea buscar una forma neutra de dirigirte a la persona responsable como, por ejemplo, “A quien corresponda” o “Estimados señoras y señores”.
• Aprovecha la posdata: la posdata servía originalmente como un suplemento en las cartas manuscritas, pero sigue siendo una herramienta útil en la comunicación comercial moderna. La posdata puede emplearse para destacar información relevante o añadir un mensaje adicional. La característica P.D.: seguida de dos puntos llama la atención fácilmente del lector. Utilízala para despertar el interés del lector sobre ofertas actuales o sobre tu página web.

Lo que debes evitar

• Frases y formulaciones obsoletas: hay que formular cartas comerciales para que sean accesibles. Evita los bloques de texto estereotipados y usa un lenguaje claro y sin adornos. Recuerda que estas transmiten tu imagen corporativa, de modo que si aburres a los clientes y socios comerciales con frases trilladas o un español que suene demasiado burocrático estás desperdiciando oportunidades. Un tono cercano pero profesional refuerza la imagen corporativa y hace que el mensaje sea más efectivo.
• Errores ortográficos o gramaticales: cualquier error da impresión de poca profesionalidad. Por eso, antes de enviar la carta comercial, es fundamental revisarla. Para ello, puedes utilizar herramientas de corrección o incluso buscar ayuda profesional.
• Redacción negativa: evita las expresiones negativas y las connotaciones pesimistas. Por ejemplo, entre estas dos formulaciones: “Desafortunadamente, no puedo responderle.” y “En cuanto me informe, me pondré en contacto con usted.”. ¿Cuál preferirías leer? Intenta mostrar soluciones en lugar de problemas y transformar las malas noticias en oportunidades.
• Construcciones pasivas: mientras que las oraciones pasivas suelen parecer impersonales, las formulaciones activas enfatizan la acción y, por lo tanto, son más dinámicas. Compara la diferencia entre “Su solicitud se tramitará lo antes posible” y “Mi compañero, el sr. Pérez, tramitará su solicitud lo antes posible”. Mientras que con la primera opción no se sabe quién atenderá su solicitud, con la segunda sí, de ahí que transmita mayor confianza.
• Frases demasiado largas o enrevesadas: estructurar las frases de forma complicada dificulta la comprensión y, por lo tanto, la comunicación. Trata de no emplear frases muy largas, sino sencillas y claramente comprensibles. Asimismo, divide la información en párrafos bien estructurados.

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