La documentación que guarda relación con las relaciones laborales sirve para demostrar que se cumple con las exigencias legales, las cuales se encuentran recogidas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Aquí se recogen los plazos de prescripción de las infracciones (art. 4), se describe a los sujetos responsables (art. 2) y se tipifican las infracciones en leves, graves y muy graves (arts. 6-8).
Las infracciones en materia laboral por parte de los empresarios o profesionales autónomos prescriben a los 3 años, contados desde la fecha de la infracción, e incluyen cualquier acción u omisión contraria a la ley: desde no entregar el recibo de salarios o no colgar a la vista el calendario laboral, hasta no pagar de forma reiterada o transgredir la legislación sobre el empleo de menores de edad (art. 4.1).
Las infracciones en el ámbito de la Seguridad Social prescriben a los 4 años (art. 4.2). No guardar la documentación y los registros informáticos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones de los empresarios en materia de afiliación, altas, bajas o vacaciones durante este plazo, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones, constituye una infracción leve (art. 21.1).