¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?

Con los plazos de prescripción y conservación de documentos, el legislador estipula durante cuánto tiempo debe guardar una empresa su documentación comercial, contable y tributaria con el fin explícito de garantizar que los organismos competentes puedan revisar y comprobar ciertos hechos económicos que les incumben. En función de la naturaleza de esta documentación, estas instrucciones se encuentran contenidas en diversas formulaciones legales que pueden convertirse en un muro infranqueable para muchos emprendedores y autónomos.

A continuación, repasaremos la normativa en materia de prescripción mercantil y fiscal, sin olvidarnos de otra documentación importante en las empresas.

El Código de Comercio español estableció, ya en 1885, el año de su publicación, el deber común a todos los empresarios y comerciantes de conservar toda su documentación relevante (“libros, correspondencia, documentación y justificantes”) de forma ordenada durante un periodo de seis años a partir del último asiento en los libros (art. 30, CC), es decir, el último día de cada ejercicio. Esto incluye tanto los documentos en papel como toda la facturación enviada o recibida por correo electrónico.

El cese o el fallecimiento del empresario no exime a la sociedad de esta obligación. Con todo, y dado que puede haber operaciones que requieran comprobar cierta documentación original, como las escrituras de unas acciones compradas años atrás y puestas a la venta hoy, las empresas hacen bien en archivar en cualquier caso esta documentación: los libros oficiales de contabilidad, las cuentas anuales firmadas, los contratos a largo plazo y las copias de seguridad informáticas de los registros contables.

En el caso de la documentación relevante a efectos fiscales, hay que recurrir a la Ley General Tributaria. Allí se establece un plazo de cuatro años a partir del final del plazo de presentación de declaraciones (art. 66, Ley 58/2003). Este es el plazo durante el cual Hacienda determina la deuda tributaria del empresario y puede exigirle su compensación, pero también durante el cual el empresario tiene la posibilidad de solicitar una posible devolución de impuestos. Con todo, hemos de tener en cuenta que Hacienda puede detener este plazo (notificándolo debidamente) en cualquier momento, así como también puede detenerse si el contribuyente presenta un recurso o una reclamación. Este es un factor a considerar siempre que se proceda a la destrucción de documentación: antes de hacerlo, comprueba que ningún plazo del impuesto se ha interrumpido.

Los plazos se computan de la siguiente forma (art. 67):

La reforma fiscal de 2015 trajo novedades de diferente implicación para autónomos, pymes y grandes empresas, entre ellas, el plazo de prescripción de diez años para que la Administración pueda comprobar las bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o las deducciones aplicadas o pendientes de aplicación.

Este plazo comienza el día que sigue al final del plazo oficial para presentar la declaración del periodo en que se originó el derecho a esta compensación o deducciones (art. 66 bis, 1). Para los ejercicios fiscales que han generado estos incentivos, el plazo de prescripción es entonces de 10 años, a no ser que el último ejercicio en que se han aplicado ya haya prescrito. Más allá de estos diez años, Hacienda también podrá exigir la presentación de la declaración del impuesto de sociedades y las cuentas anuales del ejercicio en que se generó el incentivo.

La documentación que guarda relación con las relaciones laborales sirve para demostrar que se cumple con las exigencias legales, las cuales se encuentran recogidas en el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Aquí se recogen los plazos de prescripción de las infracciones (art. 4), se describe a los sujetos responsables (art. 2) y se tipifican las infracciones en leves, graves y muy graves (arts. 6-8).

Las infracciones en materia laboral por parte de los empresarios o profesionales autónomos prescriben a los 3 años, contados desde la fecha de la infracción, e incluyen cualquier acción u omisión contraria a la ley: desde no entregar el recibo de salarios o no colgar a la vista el calendario laboral, hasta no pagar de forma reiterada o transgredir la legislación sobre el empleo de menores de edad (art. 4.1).

Las infracciones en el ámbito de la Seguridad Social prescriben a los 4 años (art. 4.2). No guardar la documentación y los registros informáticos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones de los empresarios en materia de afiliación, altas, bajas o vacaciones durante este plazo, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago de salarios y del pago delegado de prestaciones, constituye una infracción leve (art. 21.1).

La Ley 10/2010 de Prevención del Blanqueo de Capitales y la Financiación del Terrorismo tiene por objeto proteger el sistema financiero, por ello, son ciertas organizaciones las obligadas a conservar durante un plazo de diez años toda la documentación relativa a sus operaciones (art. 25). Entre estas organizaciones se encuentran, por ejemplo, las entidades financieras, las aseguradoras, las gestoras de inversión y capital riesgo, los auditores de cuentas o los notarios y registradores. Las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. Si no se conservan los documentos en los términos del art. 25, se considera una infracción grave (art. 52, l) con sanciones mínimas obligatorias que van desde los 60.001 € hasta la mayor de las siguientes cifras: el 10 % del volumen de negocios anual total del sujeto obligado, el triple del importe de los beneficios derivados de la infracción, el tanto del contenido económico de la operación más un 50 %, o 5 millones de euros (art. 57).

Pero estos plazos no lo son todo. Será conveniente mantener bajo control ciertas operaciones y las obligaciones surgidas de ellas, por ejemplo:

• la documentación concerniente a préstamos será conveniente conservarla hasta que estén devueltos;
• la documentación sobre el inmovilizado, hasta que se venda o amortice;
• la documentación sobre bienes de inversión, hasta que cumpla el plazo de regularización del IVA, que es de 9 años para terrenos y edificaciones.

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