En Austria entró en vigor a principios de 2016 un decreto que obliga a las pymes con una facturación anual superior a los 15.000 € brutos (7.500 € netos) a implantar cajas registradoras o terminales de punto de venta (TPV) que confirmen los ingresos declarados a la hacienda pública. La principal razón es reducir el fraude fiscal asociado a las ventas en efectivo o por la manipulación de cajas y sistemas de registro. Ahora bien ¿cómo es la situación en España?

Situación legal en España

Hasta hace poco, en España no existía una obligación legal para que las empresas utilizaran cajas registradoras o terminales de punto de venta (TPV). Sin embargo, con la entrada en vigor de la Ley Antifraude 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, se han introducido cambios significativos en este ámbito:

  1. Sistemas de facturación certificados: a partir del 1 de enero de 2024, los sistemas informáticos o electrónicos empleados para facturación, contabilidad o gestión deberán garantizar la inalterabilidad, integridad, conservación, trazabilidad y accesibilidad de los registros.

  2. Prohibición del software de doble uso: está prohibido el uso de programas que permitan llevar una contabilidad paralela o manipular registros contables. Las sanciones por incumplimiento pueden alcanzar los 50.000 € por ejercicio económico.

Por tanto, aunque no se obliga directamente a usar cajas registradoras o TPV, cualquier sistema empleado deberá cumplir con los criterios de seguridad y fiabilidad establecidos por la ley.

Suministro Inmediato de Información del IVA (SII)

En 2017 la Agencia Tributaria puso en marcha un sistema de gestión del impuesto del IVA obligatorio para grandes empresas y ciertos colectivos, conocido como Suministro Inmediato de Información del IVA o SII, a través del cual es posible enviar todas las facturas generadas por una empresa a través de la Sede Electrónica de la AEAT. Aunque el SII no obliga a usar cajas registradoras, su uso facilita el cumplimiento de las exigencias legales y agiliza procesos como la liquidación del IVA. Además, incluir dispositivos electrónicos de recogida de datos en el comercio minorista tiene algunas ventajas:

  • Las cajas registradoras y los TPV ayudan a las empresas a generar informes más claros.

  • Los terminales de punto de venta suelen proporcionar interfaces de sistemas ERP profesionales que agilizan los procesos de gestión.

  • Las cajas registradoras facilitan la cooperación entre las empresas y la Agencia Tributaria a la hora de verificar grandes volúmenes de datos.

  • Los terminales de punto de venta registran las ventas, determinan los medios de pago más utilizados, facilitan la gestión de inventarios y, por supuesto, agilizan la facturación.

En el caso de que la empresa se quiera acoger al sistema de SII, hay dos aspectos que deben tenerse en cuenta:

  • Implica la obligación de realizar las autoliquidaciones de IVA mensuales, incluso si no hay obligación para ello.

  • Se debe permanecer en el sistema de SII durante un año como mínimo y esta permanencia se entenderá como prorrogada mientras no se solicite explícitamente su renuncia.

Sistema VERIFACTU

Recientemente, se ha introducido también el sistema VERIFACTU, que complementa y refuerza las medidas existentes. VERIFACTU es un sistema voluntario que permite a las empresas remitir en tiempo real los registros de facturación a la Agencia Tributaria. Su objetivo es garantizar la integridad y autenticidad de las facturas emitidas, facilitando la verificación por parte de la administración y reduciendo el fraude fiscal.

Las características principales de este sistema son las siguientes:

  • Remisión inmediata: las facturas se envían a la Agencia Tributaria en el momento de su emisión, lo que permite un control más eficiente.
  • Código QR: cada factura incluye un código QR que permite al receptor verificar su validez y confirmación por parte de la Agencia Tributaria.
  • Voluntariedad: a diferencia del SII, VERIFACTU es opcional y está disponible para cualquier empresa que desee utilizarlo.

Encontrarás más información sobre este sistema en la página oficial de la Agencia Tributaria.

Emisión de facturas: la factura electrónica

Hasta hace poco, en España, las empresas podían emitir facturas tanto en papel como en formato electrónico, siempre que cumplieran con los requisitos legales establecidos, como la inclusión de la fecha de expedición, el valor y tipo de transacción, el número de factura y demás disposiciones legales. Sin embargo, con la aprobación de la Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, se ha establecido la obligatoriedad de la factura electrónica para todas las operaciones entre empresarios y profesionales.

Es importante destacar que, aunque la factura electrónica será obligatoria, su implementación se realizará de manera progresiva, para que las empresas puedan adaptarse a los nuevos requerimientos. Por lo tanto, durante el período de transición, las empresas podrán seguir emitiendo facturas en papel, siempre que cumplan con los requisitos legales vigentes.

En conclusión, aunque en España no es obligatorio el uso de cajas registradoras o TPV, la implementación de sistemas como VERIFACTU y el cumplimiento con el SII reflejan el compromiso hacia una mayor transparencia y eficiencia fiscal. Las empresas deben evaluar las ventajas de adoptar estos sistemas para optimizar sus procesos y cumplir con las normativas vigentes.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.

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