Según el Código de Comercio, los libros de contabilidad, la documentación y los justificantes se han de conservar durante seis años a contar a partir del último asiento en los libros. Como vimos en el punto anterior, si se está en condiciones de garantizar que los documentos digitalizados tienen valor de original, no hay razón para conservarlos en formato analógico, con dos excepciones:
- Las facturas de inmovilizado no podrán destruirse mientras se estén realizando amortizaciones de estos activos.
- Hay documentos que conviene conservar de forma indefinida: libros oficiales de contabilidad, cuentas anuales firmadas, contratos a largo plazo, copias de respaldo de registros contables, escrituras de inmovilizado.
Esto quiere decir que no será necesario guardar todas las facturas emitidas y recibidas en formato papel si la copia se ha realizado de la forma autorizada. Si se utiliza un programa de contabilidad, esta problemática desaparece, ya que el software crea, emite y almacena la documentación de acuerdo con lo que marca la ley.
La Ley General Tributaria obliga a guardar la documentación relevante a efectos tributarios durante un plazo diferente: cuatro años a partir de la finalización del plazo de presentación de las declaraciones, porque es el margen que tiene el contribuyente para solicitar y obtener devoluciones. Este plazo podría interrumpirse por cualquier acción de revisión o inspección por parte de la AEAT, por lo que conviene conservar toda la documentación hasta que el proceso finalice.
Un caso diferente es el que prevé la normativa de prevención de blanqueo de capitales. Las personas afectadas por esta normativa han de conservar como mínimo durante diez años la documentación en la que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley 10/2010 de 28 de abril, de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo.