En el proceso de montar un negocio, conviene informarse adecuadamente de las obligaciones de facturación para decantarse por el medio más adecuado con el que registrar pagos y cobros y emitir comprobantes. Como dijimos, no hay obligación escrita que fije el uso de una caja registradora, por lo que, en teoría, también podrían gestionarse las ventas con un talonario y una caja fuerte. Sin embargo, si la empresa hace frente a operaciones de cierto volumen y ha de emitir facturas o facturas simplificadas, son otros los factores que hay que tener en cuenta.
En la actualidad, la gran mayoría de empresas que ofrecen servicios al público utilizan bien una caja registradora o un terminal de punto de venta (TPV). Ambos medios permiten facturar tal como prescribe la ley, pero se desmarcan en algunos aspectos de índole técnica.
Las cajas registradoras son aparatos mecánicos o electrónicos con un cajón para guardar el efectivo que emite facturas por cada operación. Tienen un teclado numérico o alfanumérico cuyas teclas se pueden configurar para adaptarlas a las necesidades del negocio. En general, los expertos suelen recomendar analizar en detalle con antelación cuál será el volumen de las operaciones, qué operaciones tendrá que gestionar la caja registradora (efectivo o tarjeta predominantemente) y qué requisitos han de cumplir. Los diferentes modelos suelen diferenciarse en aspectos como el tipo de impresión, si permiten conectar un lector de código de barras o si también imprimen el logotipo del negocio, por ejemplo.
Los terminales de punto de venta o TPV son sistemas informáticos (POS) o electrónicos microcomputarizados (ECR) que gestionan el proceso de venta mediante una interfaz con pantalla táctil y permiten cobrar tanto en efectivo como con tarjeta de crédito o débito –conectando un datáfono–, imprimir en una impresora, conectar un lector de código de barras o incluso gestionar las existencias conectándose con la base de datos.
Los TPV están compuestos por el hardware (equipo) y por el software, que incluye el programa de gestión y el sistema operativo. Este programa puede ser uno general o comercial que ha sido diseñado para ciertos sectores comerciales y que, si bien contiene todas las funciones habituales, admite poca libertad de configuración, o uno programado según las necesidades de un negocio en particular.
En lo que hace al equipamiento físico, los terminales de punto de venta pueden comprarse en formato compacto o modular. Los primeros permiten integrar periféricos en mayor o menor medida, si bien suelen contar ya de partida con un buen número de conexiones y puertos para integrar los más comunes (CPU, pantalla, teclado, impresora, cajón para monedas). Los TPV por módulos son equipos que acostumbran a basarse en un PC normal con un software instalado sobre un sistema operativo convencional. Esta opción es más económica y por eso muy extendida, pero también requiere más mantenimiento, porque los PC domésticos no tienen las ventajas que tiene un sistema de TPV. Aunque parecen ordenadores, los TPV se diferencian de aquellos en algunos aspectos:
- Utilizan placas de PC industriales o fabricadas a medida, por lo que muchos no necesitan ventilación, lo que se refleja en una mayor fiabilidad y un menor mantenimiento.
- Las pantallas son resistentes al vertido de líquidos.
- Incluyen discos de estado sólido o SSD sin partes mecánicas, por lo que son inmunes a las vibraciones, lo que de nuevo repercute en la fiabilidad, el consumo y el mantenimiento.
- Suelen incluir versiones industriales de sistema operativo que permiten un inicio más rápido y descartan prestaciones superfluas.
Los terminales de punto de venta pueden imprimir tanto facturas completas como simplificadas, mientras que las cajas registradoras solo pueden imprimir simplificadas y tiques.