La gestión del crédito (credit management), esto es, de las cuentas por cobrar, es una parte fundamental de la contabilidad de las cuentas de clientes e incluye, entre otras tareas:
- Registrar y guardar las cuentas por cobrar
- Crear y enviar las facturas (en papel o por envío electrónico protegido)
- Registrar los pagos de los clientes y asignarlos a las cuentas por cobrar correctas
- Supervisar los plazos de expiración de pagos
- Redactar avisos de pago
Una gestión eficaz del crédito exige también demostrar una cierta iniciativa a la hora de exigir los pagos pendientes, adelantándose a los acontecimientos. Esto quiere decir que, antes que se agoten los plazos, la empresa ha de revisar las facturas y comprobar que los datos y los importes sean correctos, con el fin de contactar a la empresa sin generar conflictos innecesarios. También implica avisar a la empresa y señalar la factura impagada con el tiempo suficiente para que pueda reaccionar. Esto tiene el objetivo de no desembocar en un proceso judicial por impago de deudas que suele solucionarse con un trato cordial y una gestión ordenada de las cuentas por cobrar.
Una buena forma de gestionar los cobros que beneficie a ambas partes y de fluidez al proceso en sí es la configuración de métodos de pago como la domiciliación bancaria, porque permite cobrar el importe automáticamente. Para una gestión impecable, puede avisarse al cliente de que en un plazo o un día determinado se procederá a hacer el cobro.