La cuenta de clientes: contabilización y gestión del crédito

La mayoría de empresas y profesionales autónomos trabajan a diario con clientes a los que entregan mercancías o prestan servicios y, ya se trate de envíos, de prestaciones in situ o de servicios inmateriales, estos encargos no siempre se pagan directamente tras su ejecución. Las facturas por el trabajo realizado se emiten siempre, pero en muchas ocasiones no se paga al contado. El departamento de contabilidad se encarga entonces de la correcta contabilización y gestión de los cobros pendientes utilizando para ello la cuenta de clientes (430) siguiendo el Plan General Contable (PGC), aprobado por el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre. ¿Qué es la contabilidad de las cuentas de clientes y cuál es su misión?

En el día a día comercial es muy habitual que las facturas no se paguen siempre al contado, o no totalmente, y que se abonen a 30, 60, 90 o incluso a 120 días. Esto genera un desfase entre la prestación del servicio o el envío del producto y la entrada del pago que ha de quedar documentado en los libros en la llamada cuenta de clientes, para no perder de vista la deuda y hacer un seguimiento proactivo del cobro pendiente. Del mismo modo, la empresa también ha de llevar una cuenta de proveedores que recoja las deudas de la empresa para con otras empresas. Se trata de una cuenta del pasivo, mientras que la cuenta de clientes pertenece al activo circulante, porque se espera que el cobro entre en algún momento a cambio de la mercancía que ya salió.

Tal como indica el PGC, estas cuentas pertenecen al grupo 4 Acreedores y Deudorespor operaciones de tráfico. La cuenta de clientes aparece en el subgrupo 43 (430).

Veamos un asiento sencillo a modo de ejemplo:

Si una empresa vende mobiliario a otra por 2.000 euros y emite una factura a 90 días por el importe, se registraría así:

La contabilidad de cuentas de clientes ha de recoger con exactitud todos los movimientos (pagos a cuenta, impagados, devoluciones, abonos) para poder elaborar un estado de cuentas conciliado y saber cuándo reclamar los pagos, porque las cuentas de clientes permiten controlar las cuentas abiertas. Un programa de contabilidad puede, por norma general, llamar la atención sobre la fecha de expiración de ciertas deudas, bien porque se acerca o porque ya se sobrepasó, y algunos, al estar conectados con las cuentas bancarias de la empresa, pueden asignar los pagos entrantes a la cuenta por cobrar correspondiente, cancelando deudas de forma autónoma.

La administración de las cuentas por cobrar no tiene el único objetivo de archivar procesos operativos, es decir, no solo se documentan las deudas de los clientes para mantenerlas bajo control, sino también, y en mayor medida, para no perder de vista los flujos financieros y para estimar mucho mejor las operaciones futuras con los clientes.

Las funciones de la contabilidad de las cuentas de clientes se dividen fundamentalmente en dos grandes áreas: la gestión del crédito y su análisis. Ambas tratan la relación comercial de la empresa con el cliente, que puede ser una persona privada, otra empresa u organismos públicos, a los que la empresa entrega mercancías o presta servicios. Siempre que no se abone directamente, como en una tienda, la empresa emite una factura cuyo importe debe el cliente hasta que lo liquida.

La gestión del crédito (credit management), esto es, de las cuentas por cobrar, es una parte fundamental de la contabilidad de las cuentas de clientes e incluye, entre otras tareas:

• Registrar y guardar las cuentas por cobrar
• Crear y enviar las facturas (en papel o por envío electrónico protegido)
• Registrar los pagos de los clientes y asignarlos a las cuentas por cobrar correctas
• Supervisar los plazos de expiración de pagos
• Redactar avisos de pago

Una gestión eficaz del crédito exige también demostrar una cierta iniciativa a la hora de exigir los pagos pendientes, adelantándose a los acontecimientos. Esto quiere decir que, antes que se agoten los plazos, la empresa ha de revisar las facturas y comprobar que los datos y los importes sean correctos, con el fin de contactar a la empresa sin generar conflictos innecesarios. También implica avisar a la empresa y señalar la factura impagada con el tiempo suficiente para que pueda reaccionar. Esto tiene el objetivo de no desembocar en un proceso judicial por impago de deudas que suele solucionarse con un trato cordial y una gestión ordenada de las cuentas por cobrar.

Una buena forma de gestionar los cobros que beneficie a ambas partes y de fluidez al proceso en sí es la configuración de métodos de pago como la domiciliación bancaria, porque permite cobrar el importe automáticamente. Para una gestión impecable, puede avisarse al cliente de que en un plazo o un día determinado se procederá a hacer el cobro.

En el análisis del crédito se trabaja con dos tipos de información: las cuentas por cobrar de los clientes, por un lado, y sus hábitos de pago, por el otro. Con el conocimiento de las facturas impagadas, el contable obtiene información sobre la liquidez de la empresa: si la gerencia sabe cuándo podrá contar con según qué pago, puede extraer conclusiones sobre su margen financiero en el tiempo y puede apoyarse en ellas para planificar.

Pero, al mismo tiempo, esto permite también observar al cliente en sí mismo y extraer conclusiones sobre su situación financiera y su moral comercial. En paralelo, analizar los hábitos de todos los clientes de la empresa también ilustra sobre riesgos potenciales para el negocio y quizás para todo el sector. Los contables pueden utilizar aquí diversos indicadores, como son, por ejemplo, la distribución de las ventas por cliente y por artículo, la media de duración de las deudas, la proporción de uso del descuento y las tendencias que se observan en días de retraso.

El “ageing balance” o “aged debt analyisis” es el balance de saldos de clientes por antigüedad del vencimiento y se trata de un instrumento crucial del credit management. En este documento, también llamado “lista ageing”, se presentan las deudas distribuidas en el tiempo y se recogen datos sobre los hábitos de pago del cliente y su solvencia, clasificando los créditos en función de la antigüedad de la fecha de la factura o la fecha de vencimiento (30, 60, 90, 120 días). En estas listas se registran datos como los límites de crédito de los clientes y su utilización, los vencimientos de cobros, así como el rebasamiento de plazos. Según sea la gama de productos de la empresa, pueden elaborarse por grupos de clientes o de productos, por ejemplo, pero también en función de otros criterios.

Supongamos que tu empresa produce piezas de plástico. Un cliente te contacta para encargar una pieza en un gran número. Al tratarse de un encargo de cierta envergadura, una de las primeras tareas del contable en el marco de la contabilidad de las cuentas de clientes consiste en estudiar y evaluar la situación financiera de este cliente y sus hábitos de pago en el pasado. Si no hay nada especialmente llamativo, se cierra un contrato que incluye el modo de entrega y las fechas de emisión de facturas y de liquidación de pagos: en este caso, se acuerda entregar a demanda para finalizar su producción en la empresa del cliente, enviar facturas parciales cada mes y el pago a 30 días. La tarea de la contabilidad de las cuentas de clientes consiste en registrar y enviar las facturas y controlar las entradas correspondientes.

Como en este pedido el cliente no está siendo tan fiable como había sido hasta el momento y no está respetando los plazos, el contable envía recordatorios de pago e informa al departamento de ventas, que se pone en contacto con el cliente. Si la situación no mejora, puede enviarse un aviso de interrupción de la entrega a la que el cliente podría reaccionar con una mayor agilidad en los pagos pendientes. El análisis del crédito de la empresa documenta todo lo concerniente a este encargo, que quizá se utilice en un futuro en nuevas relaciones comerciales con este cliente.

Simétricamente opuestas a las cuentas por cobrar, se sitúan las cuentas por pagar. Si la contabilidad de las cuentas pendientes gira en torno a las relaciones de la empresa con sus clientes, la de las cuentas por pagar lo hace en torno a los proveedores de la empresa y, como aquella, también ayuda a tener una perspectiva sobre la liquidez de la empresa, porque toda empresa compra materia prima y servicios por factura y paga también en función de plazos y beneficiándose de descuentos.

El control contable de las cuentas por pagar permite saber la cuantía de la deuda para con ciertos proveedores y ambas cuentas juntas entregan la imagen global de la situación financiera de la empresa en relación con clientes y proveedores.

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