Aquí, es muy importante tener en cuenta la normativa vigente en cuanto a la conservación de los documentos y comprobantes comerciales. El Código de Comercio español, por ejemplo, fija un plazo de seis años para todos los documentos, sea en papel o en formato electrónico. Para cumplir con estas disposiciones, las facturas han de archivarse de modo que puedan explorarse por orden cronológico o alfabético. Una vez prescrito el plazo de conservación, pueden eliminarse.
En función del periodo dispuesto para liquidar la deuda, las cuentas a pagar pueden considerarse cuentas por pagar a corto plazo si han de liquidarse en menos de un año o de largo plazo si han de liquidarse en más de doce meses. En el caso de estas últimas, al finalizar el ejercicio han de reclasificarse como deudas a corto plazo si el plazo vence en los próximos doce meses. Llevar un control estricto de las cuentas a pagar y los plazos de vencimiento es crucial para evitar intereses de mora por impago u otras consecuencias más incómodas y, de este modo, cultivar una buena imagen frente a los proveedores, que apreciarán el mantenimiento de una cierta ética comercial. Esto es lo que, al fin y al cabo, garantiza el sostén de las relaciones a largo plazo en el mundo de los negocios y el comercio.