Gestión del tiempo: ¿cuáles son los mejores métodos?

Si es habitual que al final del día tengas la sensación de que apenas progresaste y que las tareas verdaderamente importantes quedaron sin hacer, una de las causas puede ser una gestión del tiempo deficiente o inexistente. Con los métodos adecuados, podrías distinguir las tareas importantes de las que lo son menos, planificar mejor y de forma más estricta los trabajos pendientes y conseguir resultados de manera más eficiente.

La gestión del tiempo sirve para usar el tiempo disponible de la manera más eficiente posible. No obstante, si lo analizamos más en profundidad, el término no es preciso del todo, ya que en realidad no podemos gestionar el tiempo en sí, sino nuestra forma de trabajar. Es por eso que, desde hace unos años, se usa cada vez más el término “autogestión” cuando se habla de asuntos relacionados con la organización y distribución del tiempo.

Hoy en día existen muchas técnicas de gestión del tiempo que se pueden usar para planificar, priorizar, ejecutar y medir el éxito de las tareas, tanto en el ámbito profesional como en el privado.

Si deseas mejorar tu gestión del tiempo, lo primero que necesitas es constancia, ya que lo más recomendable es que pruebes distintas técnicas y que apliques cada una de manera consecuente a lo largo de varias semanas. Algunos métodos suponen un esfuerzo adicional al principio, pero luego aceleran los procesos de trabajo de forma notable. Hasta que no hayas convertido una técnica de gestión del tiempo en una costumbre, no podrás valorar si realmente funciona. No pocas veces, el efecto deseado se obtiene combinando varias técnicas. El proceso de prueba requiere cierto esfuerzo, pero puede merecer mucho la pena.

Dominar la gestión del tiempo implica varias ventajas:

• Mayor productividad
• Reducción del estrés
• Más tiempo para uno mismo, la familia y los amigos
• Mayor equilibrio entre el trabajo y la vida privada

A continuación, te mostramos una vista general de las técnicas de gestión del tiempo más conocidas y efectivas, que puedes usar para crear tu propia mezcla de técnicas.

Las tareas A debes realizarlas lo antes posible, ya que, en caso contrario, podrían surgir problemas. Las tareas B debes planificarlas de manera estricta y no dejarlas de lado (una práctica muy común). Las tareas C están predestinadas a ser delegadas; en este punto, debes reducir tu número de tareas. Las tareas D, en cambio, debes eliminarlas directamente o, si no es posible, delegarlas también. Puedes consultar más información sobre la aplicación del principio Eisenhower en nuestra guía.

La ley de Pareto afirma que el 20 % de tus tareas es el responsable del 80 % de tus resultados. Por lo tanto, la clave está en filtrar ese 20 % determinante de tu propio montón de tareas. Puedes consultar más información sobre la aplicación del método de Pareto en nuestra guía.

De este modo, se obtiene un hilo conductor para decidir en torno a qué debe girar la planificación de la empresa y qué tareas se deben realizar en siguiente lugar. Por lo tanto, el análisis sirve como preparación para la gestión posterior del tiempo. Puedes consultar más información sobre la aplicación del análisis ABC en nuestra guía.

Análisis de tareas (Aufgaben definieren): elabora una vista general de todas las tareas pendientes.

Duración estimada (Länge schätzen): estima el tiempo que necesitas para realizar cada una de las tareas. Esta suma de tiempo estimado te da una primera idea para determinar si es posible lograr lo que tienes pendiente para el día.

Planificación de tiempo de maniobra (Pufferzeiten einplanen): solo debes planificar el 60 por ciento de tu tiempo de trabajo y reservar el 40 restante para eventos inesperados y actividades sociales.

Evaluación de decisiones (Entscheidungen treffen): decide qué tareas realizar primero y cuáles más tarde. En este apartado puede serte de utilidad alguna técnica de gestión del tiempo como la matriz de Eisenhower y el análisis ABC.

Revisión (Nachkontrolle): comprueba al final del día si la planificación se cumplió y si bastó para alcanzar tus objetivos.

Debido al cambio alternativo entre concentración y descanso, al cerebro le cuesta menos trabajar de manera centrada y efectiva incluso durante varias horas. Puedes consultar más información sobre la aplicación de la técnica pomodoro en nuestra guía.

Puedes consultar más información sobre la metodología SMART en nuestra guía.

Si no puedes terminar una tarea en un plazo de dos minutos, inclúyela en una lista adecuada, p. ej., “Proyectos”, “Próximos pasos” o “Esperar”. Las citas las debes registrar en tu agenda. Al menos una vez al día debes revisar tus listas y decidir qué tarea quieres realizar en siguiente lugar. Puedes consultar más información sobre la aplicación de Getting Things Done en nuestra guía.

Establece bloques de tiempo en los que tú o tu equipo debéis realizar una tarea o lograr un objetivo. Los bloques de tiempo pueden abarcar horas, días o semanas en función de si la técnica de gestión del tiempo se usa para tareas individuales o tramos enteros de proyectos en los que se requiere un pequeño acelerón. Para que la técnica sea efectiva, lo importante es que los bloques temporales no sean demasiado largos ni demasiado cortos, ya que, en ese caso, se genera estrés, que bloquea los buenos resultados.

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