Priorización: 9 métodos para un trabajo eficiente

Si estás creando una nueva empresa, con toda seguridad, te estarás enfrentando a una montaña de tareas aparentemente interminable. La primera duda que uno se plantea es: ¿por dónde empezar? En primer lugar, es recomendable mantener la calma porque, a pesar de lo que pueda parecerte en un principio, no todo tiene la misma prioridad. Echa un vistazo detenidamente a tu carga de trabajo y te darás cuenta de que hay tareas importantes y urgentes que te dan poco margen en cuanto al momento de su realización. Otras obligaciones, en cambio, podrás posponerlas sin consecuencias negativas. La priorización de tareas puede ayudarte a organizar tu trabajo, incluso en aquellos casos en los que se produzcan cambios repentinos en el plan. Después de todo, una buena priorización del trabajo significa mayor motivación, mayor energía y mayor productividad.

Crear una lista de tareas

Aunque existen numerosas guías sobre el tema de la autogestión, al final todos los consejos se basan en la realización de la clásica lista de tareas. Se trata de una lista puesta por escrito, no basta con hacer notas mentales. Por lo tanto, lo primero que debes hacer es escribir, sin seguir un orden, todas las tareas a realizar. Anota la fecha en la que realizaste cada una de las nuevas entradas, esto te permitirá llevar un registro de cuánto tiempo has estado posponiendo ciertas tareas.

Se trata de una lista general, que servirá de base para estructurar convenientemente tu carga de trabajo. Mantén tu lista a mano en todo momento, ya que necesitarás actualizarla con regularidad.

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Priorización: lo urgente prevalece sobre lo importante

Con el objetivo de que tu lista de tareas te permita trabajar de forma eficiente, planificar a corto plazo –por días y semanas- no solo es factible, sino que es recomendable. Al principio de cada período de planificación se transferirán las tareas pendientes de la lista general a una lista diaria o semanal. De acuerdo con el principio de Eisenhower -que lleva el nombre del expresidente de los Estados Unidos y que a menudo se cita en este tipo de guías- primero hay que priorizar las tareas más urgentes e importantes y, posteriormente, resolver todo lo demás.

Los temas importantes son aquellos que deben ser abordados tarde o temprano porque contribuirán a que cumplas tus metas a largo plazo. Las tareas urgentes, por su parte, son aquellas en las que cabe esperar consecuencias negativas si no se solucionan a tiempo. Entre ellas se incluyen, por ejemplo, aquellas que llevan plazos fijados por los clientes o cuyos plazos no son negociables porque la tarea requiere la presentación a las autoridades. El principio de Eisenhower recomienda que estas tareas se prioricen y que, en caso de duda, los asuntos importantes pero no urgentes se trasladen a una lista diaria o semanal diferente.

A título ilustrativo, el principio de Eisenhower puede presentarse en forma de matriz dividida en las categorías “importante” y “no importante”, así como “urgente” y “no urgente”. Esto da como resultado cuatro campos de tareas, que se marcan en orden alfabético, donde “A” goza de la máxima prioridad y “D” puede ser, hasta cierto punto, desatendida:

La experiencia ha demostrado que lo más importante en la priorización diaria de tareas es abordar lo urgente. En un plan semanal, por otro lado, también es posible acomodar tareas importantes que son esenciales para el éxito a largo plazo de la empresa. Así, os eventos diarios y semanales están vinculados entre sí.

Como muestra la matriz de Eisenhower, la priorización también consiste en delegar tareas que no tienen que ser llevadas a cabo por ti mismo. Entre estas se incluyen, en principio:

  • Tareas rutinarias (realización de resúmenes de prensa).
  • Tareas de expertos (resolución de un problema específico de TI).
  • Cuestiones precisas que necesitan ser aclaradas (fijación de la fecha de una entrega).
  • Trabajar, por ejemplo, en crear un borrador inicial para una presentación a un cliente.

Observa la regla 80:20

Otra herramienta útil para priorizar tareas en tu lista es la regla 80:20, también llamada principio de Pareto. Este principio señala que con el 20 por ciento del esfuerzo (Input), se puede alcanzar el 80 por ciento del resultado (Output). Por ejemplo, si te centras solo en las tres tareas principales de tu lista, obtendrás un alto rendimiento.

Puedes poner todas las demás tareas en pausa y anotarlas en una segunda lista, que no utilizarás hasta que las tareas principales hayan sido completadas. Los asuntos rutinarios sencillos, que requieren poco tiempo y concentración, se pueden hacer en momentos en los que te sientas con menos fuerzas (por ejemplo, justo después del almuerzo). Con toda seguridad, tendrás suficientes oportunidades para ocuparte de estas tareas en los momentos de bajo rendimiento, más si se tiene en cuenta que existen estudios que señalan que el ser humano es productivo una media de 3 horas en una jornada de 8 horas de trabajo.

Si deseas determinar qué parte de tu carga de trabajo constituye el 20 por ciento en cuestión, las siguientes preguntas pueden ayudarte:

  • ¿Cuál es el objetivo principal de mi empresa?
  • ¿Qué tareas nos llevan a mí y a mi empresa más rápidamente a este objetivo?
  • ¿Cuáles son los principales impulsores de mi negocio?
  • ¿Qué tareas deben cumplirse para garantizar la viabilidad y la capacidad de actuación de mi empresa?
  • ¿Cuántas personas dependen del cumplimiento de una tarea en particular?

Dar prioridad a la “rana”

Es muy probable que una de las tres tareas más relevantes de tu lista sea una que te resulte particularmente difícil. Por lo general, se trata de un asunto especialmente complejo que requiere mucho tiempo y que, como consecuencia de ello, te generará la sensación de no estar alcanzando los logros deseados. Esta tarea recibe el nombre de tarea “rana" (frog) en los países de habla inglesa. Este término tiene su origen en el dicho americano “comer la rana” que significa que si te comes una rana viva nada más levantarte por la mañana, lo peor ya habrá pasado y todo lo que viene después será mejor.

En sentido figurado, esto significa que siempre se debe hacer la tarea más difícil primero, justo al principio de cada día de trabajo. Para identificar las “tareas rana”, sólo tienes que preguntarte: “¿Qué materia me hace sentir más incómodo?”. Al “comerte esta rana” primero, no solo derrotarás a tu yo interior, sino que conseguirás deshacerte de una tarea difícil que supondría un desgaste constante de energía mental y física. Después de todo, tendrás que hacerla en algún momento.

Fija tiempos realistas

Todos los puntos de tu lista de tareas necesitan plazos claros para garantizar que se llevarán a cabo a tiempo. Mientras que los plazos para las entregas urgentes suelen ser fijados por el cliente, tendrás libertad en los asuntos clasificados como “importantes”. Tus objetivos a la hora de establecer cómo priorizar no deben ser demasiado optimistas, ya que si te cargas con demasiadas tareas en poco tiempo, acabarás frustrándote. Para obtener una idea realista del esfuerzo necesario, es útil subdividir cada tarea en pasos individuales e incluirlos también en tu lista.

Una buena planificación del tiempo también significa ser capaz de reaccionar de forma flexible ante cambios imprevistos. Así que, acostúmbrate a reservar un espacio para posibles interrupciones durante la preparación de cada plan diario. Si de repente surge una llamada importante que te obliga a descartar algunas de las prioridades establecidas, deberías tener suficiente margen para reorganizar tu carga de trabajo en cualquier momento.

Olvídate de la multitarea

A pesar de que algunas personas todavía lo afirman, ha quedado científicamente probado que la idea de multitasking (realizar varias tareas al mismo tiempo) no es más que una ilusión. Es imposible para el cerebro humano realizar dos o más tareas complejas simultáneamente y con la misma calidad. En estos casos, lo que suele ocurrir es que la mente, al cambiar rápidamente de una obligación a otra, solo es capaz de dedicar una parte de su atención a cada una de ellas.

El resultado es que las tareas solo se procesan superficialmente y, por lo tanto, los resultados alcanzados son insatisfactorios. Además, este intento erróneo de realizar varias cosas a la vez supone mucha energía y causa estrés, reduciendo con ello la productividad. Los investigadores y asesores recomiendan unánimemente que, en la priorización de tareas, los puntos deben ser abordados uno tras otro y no simultáneamente, por lo que deberían planificarse plazos más generosos.

Descartar el perfeccionismo

El hecho de que las tareas realizadas al mismo tiempo solo puedan completarse a medias habla en contra del mito del multitasking. No obstante, tampoco es recomendable lo contrario: el perfeccionismo. Si revisas constantemente tu trabajo y pones excesivo énfasis en detalles insignificantes, perderás los nervios y un tiempo muy valioso. También puede aplicarse aquí el principio de Pareto: si el 20 por ciento de los esfuerzos ya representa el 80 por ciento de los resultados, entonces el 80 por ciento restante del esfuerzo de trabajo sólo es responsable del 20 por ciento de los resultados.

Para ilustrar esta idea podemos poner el ejemplo de la gama de precios en la compra de un coche. Por unos miles de euros puede obtenerse un vehículo funcional con un interior práctico. No obstante, si el comprador desea rascarse más el bolsillo, estará pagando por un equipamiento con accesorios opcionales más o menos útiles y por el nombre de la marca.

Para organizar tu carga de trabajo de forma eficiente, deberías concentrarte en cumplir con tanto trabajo como puedas tan solo “correctamente”. Con frecuencia, hacer esto conduce a mejores resultados que concentrar todas las energías en una sola tarea, dejando todas las demás descuidadas. Deberás aceptar el hecho de que puede que cometas errores. Tienes que estar abierto a las críticas y aprender de ellas, en lugar de perder el tiempo tratando de obtener un resultado perfecto desde el principio.

Filtrar tu lista de tareas en “urgentes” e “importantes” ya es un paso correcto hacia una buena priorización del trabajo. Después de todo, tienes que darte cuenta, para bien o para mal, de que al final del día o de la semana seguirá habiendo puntos de tu plan que no estén controlados.

Eliminar las distracciones

Cualquier correo electrónico o mensaje de Skype al que respondas interrumpirá tu flujo de trabajo. Cuanto más a menudo se interrumpe tu concentración, mayor será el estrés. Tu objetivo debería ser, por tanto, evitar en la medida de lo posible tales distracciones. En la mayoría de los casos, estas distracciones incluyen mensajes privados de WhatsApp, llamadas telefónicas triviales y mensajes en tus cuentas de redes sociales.

Por muy difícil que sea para ti, desactiva las alertas instantáneas de tu correo, smartphone y Facebook. Lo recomendable es que establezcas una hora a la que te gustaría recibir tu correspondencia. Esto puede ser después del almuerzo o poco antes del final del turno, pero en cualquier caso solo después de haberte “comido la rana”.

Recapitular la priorización de las tareas

El establecimiento de un proceso de priorización del trabajo que funcione, se alarga en el tiempo y puede seguir desarrollándose sobre la base de la experiencia adquirida. Para obtener una visión general de tu progreso y de los problemas recurrentes, deberías añadir un libro de registro a tus listas. Por ejemplo, puedes registrar cuánto tiempo tardas realmente en realizar determinadas tareas para establecer plazos más concretos en base a ellas. Además, puedes anotar por qué y con qué frecuencia te distraes durante el transcurso del día, para poder adoptar medidas que te ayuden a evitar esta pérdida de tiempo.

En última instancia, una reflexión constante te permitirá implementar aún mejor los consejos aquí descritos en tu trabajo diario. En definitiva, el hábito hace al monje.

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