En una empresa es de vital importancia que las tareas se ejecuten lo más rápido posible. En este sentido, establecer prioridades juega un papel fundamental si se quiere evitar que los asuntos urgentes se queden atrás. En el día a día, ya sea en el trabajo o en casa, las tareas menos urgentes a menudo suponen un tiempo innecesario, tiempo que se echará en falta cuando haya que centrarse en las tareas decisivas. Con el llamado principio Eisenhower tendrás una base para establecer con sensatez cuáles son las prioridades y optimizar la gestión de tu propio tiempo. Esto te permitirá alcanzar las metas más rápidamente.
El principio de Pareto establece que el 80 % de los resultados previstos pueden lograrse con el 20 % del total del esfuerzo. Pero el problema aquí es que los empleados, a menudo, se ocupan del 80 %de las tareas que solo conducirán al 20 % de los resultados.
Este problema también fue reconocido por el general y presidente estadounidense Dwight D. Eisenhower, que desarrolló un método de gestión del tiempo en el que se utiliza una matriz para clasificar las tareas a realizar. Eisenhower distingue entre laimportancia y laurgencia de las tareas.
El uso de esta sencilla matriz, que consta de un total de cuatro cuadrantes, garantiza una mayor productividad a largo plazo. Si sigues el método de Eisenhower, primero realizarás aquellas tareas que son importantes y urgentes, y luego le dedicarás tiempo a aquellos proyectos que son importantes, pero menos urgentes. Con respecto a las tareas catalogadas como menos importantes, la matriz Eisenhower señala que estas deberán delegarse o incluso podrían llegar a descartarse. Estos son los cuatro cuadrantes que componen la matriz:
El principio de Eisenhower te ayuda a mejorar la gestión de tu tiempo. Una priorización clara y correctamente definida permite que los proyectos más importantes se concluyan en primer lugar. El modelo es especialmente práctico para personas que ocupan puestos directivos porque su tiempo suele ser especialmente limitado y este método les permite, de forma sencilla, delegar tareas menos importantes en sus empleados. Esto presenta la ventaja de que los empleados estarán más involucrados en los procesos de trabajo de la empresa.
Sin embargo, el modelo cuenta con algunas desventajas. A menudo es difícil evaluar correctamente la importancia de una tarea y, como consecuencia de ello, puede ocurrir que se deleguen tareas importantes a los empleados equivocados y que, por lo tanto, no se cumplan satisfactoriamente. Por norma general, la urgencia se determina en función de los plazos establecidos para cada tarea. Esto supone que, si la tarea no cuenta con un plazo determinado para su realización, el empleado debe resolver por sí mismo qué es lo que debe considerarse como urgente.
Otro problema que puede darse es la distribución desigual de las tareas. Ya que los quehaceres importantes suelen ser urgentes y las tareas urgentes rara vez carecen de importancia, estos suelen concentrarse en pocas personas o departamentos. Es decir, estas tareas no pueden delegarse ni dejarse de lado.
Un empleado está sentado en su oficina de Barcelona a las 9 en punto de la mañana. Después de revisar los correos electrónicos matutinos, lee un artículo en un periódico online. Su jefe espera a las 11 en punto a un cliente potencial para una reunión. A todo esto, suena el teléfono del empleado; es el jefe quien llama. Le informa que acudirá de inmediato a una cita en Madrid en sustitución de un compañero que se encuentra enfermo, por lo que no podrá estar presente en la reunión con el cliente potencial. Por lo tanto, el empleado debe cancelar la cita con el cliente, buscar una nueva fecha para la reunión y organizar el viaje a Madrid. El jefe también le pide que le proporcione una serie de documentos que necesitará en la reunión.
Si el empleado sigue el método Eisenhower, procederá de la siguiente manera:
El cuadrante con las tareas D causa problemas a muchas personas, pues aquí es donde se recogen las tareas no urgentes y, al mismo tiempo, sin importancia. Para liberar el escritorio de estas ocupaciones, existen las siguientes posibilidades:
Además de la matriz de Eisenhower y el principio de Pareto, el análisis ABC es otro método diseñado para hacer más efectiva la gestión del tiempo. El análisis ABC es rápido y fácil de usar:
A menudo ocurre que las tareas C son las que más tiempo consumen, pero las que menos beneficios aportan. Por otro lado, las tareas A, en las que se invierte menos tiempo, son las más beneficiosas. El propósito del análisis ABC, el principio de Pareto y la matriz de Eisenhower es centrarse en las tareas A. Esto debe hacerse, si es posible, cuando la concentración y la productividad del empleado están en su punto más alto. Las tareas B, por otro lado, son a menudo tareas rutinarias. Por lo tanto, estas deben llevarse a cabo en momentos en los que la capacidad de concentración disminuye un poco. Las tareas C no se realizan hasta que se hayan completado las tareas A y B.
La principal diferencia es que la matriz de Eisenhower se centra en un intervalo de tiempo mayor, mientras que el análisis ABC está orientado a un solo día. El análisis ABC tiene como objetivo priorizar las tareas diarias dentro de una lista de quehaceres para completar eficientemente los proyectos de un día. El método de Eisenhower, por otro lado, es adecuado para proyectos a largo plazo y también puede ayudar a estructurar el día a día, ya sea en el trabajo o en privado.
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