Implementar el teletrabajo: trabajar con éxito desde casa

Implementar el teletrabajo es un verdadero desafío, tanto para los empleados, como para los empleadores, pero nunca ha sido más fácil que ahora llevar la oficina a casa. Hoy día puede implantarse un modelo de trabajo a distancia rápidamente y de forma organizada. Para ello, es importante una buena preparación y un amplio conocimiento de la legislación al respecto que deberás tener en cuenta.

El teletrabajo se está volviendo cada vez más popular entre los empleados, puesto que se ahorran el viaje a la oficina, pueden cocinar durante el descanso para almorzar y les resulta mucho más fácil conciliar el trabajo y la familia. La paz y la tranquilidad de la que se disfruta en el propio domicilio también implica que muchos trabajadores desempeñarán sus tareas con mayor libertad y de forma más productiva.

En este sentido, implementar el teletrabajo también puede ser una ventaja para el empleador. Muchos empleados son más productivos porque se distraen menos, se concentran mejor y se enferman con menos frecuencia. La implantación del trabajo a distancia puede tener un impacto significativo en una compañía, ya que los empleados que pueden trabajar desde casa, por norma general, están más satisfechos y son más leales.

Cualquiera que quiera implementar el teletrabajo en su empresa debe tener en cuenta los aspectos técnicos y personales asociados a este cambio de lugar de trabajo. Los requisitos técnicos pueden cumplirse en muy poco tiempo y pueden mantenerse con poco esfuerzo personal. El componente personal, sin embargo, requiere una atención constante. Al igual que en la oficina, se debe buscar una discusión abierta con los empleados y tratar de mantenerlos motivados.

Los gerentes y jefes deben asegurarse de no sucumbir a la obsesión por el control. La mayor desventaja de tener empleados teletrabajando para tu empresa es que no tienes forma de comprobar al cien por cien si están realmente trabajando en la tarea que les has asignado y cuánto tiempo lo hacen. No obstante, existen varias herramientas que pueden utilizarse para llevar un mejor registro de las actividades de los empleados. Esto es útil no solo para ver cuán productivo es el trabajo de los empleados que trabajan a distancia, sino también para estimar mejor la cantidad de trabajo que están haciendo. Si se sabe exactamente cuánto tiempo requieren las tareas en cuestión, se pueden hacer ofertas o emitir facturas más ajustadas. A su vez, los empleados pueden evitar trabajar demasiado, lo que puede ocurrir más rápido de lo que muchos piensan debido a la proximidad entre el trabajo y la vida privada.

Al implementar el teletrabajo dependes tanto de los datos relevantes para el desempeño de tus tareas –especialmente documentos– como en la oficina tradicional. Una forma eficiente de almacenar, compartir y proteger los datos es hacerlo en la nube. Gracias a la nube, todos los empleados pueden acceder a los mismos datos y compartirlos con sus compañeros a través de Internet. Además, la sincronización automática de datos con una copia de seguridad en la nube te permite evitar de antemano la pérdida de documentos relevantes.

Aunque se proporcione a los empleados la oportunidad de trabajar desde su domicilio, solo deberían utilizar los dispositivos de la empresa. Los ordenadores personales suelen ser demasiado susceptibles a los programas maliciosos y, por lo tanto, no están a salvo del robo de datos.

Al implantar el teletrabajo y si se trabaja, como ocurre por lo general, con una enorme cantidad de datos sensibles de la empresa, se han de poner todos los medios, implantando un alto nivel de seguridad, paraevitar que se pierdan. El punto más importante aquí es contar con el mejor cifrado posible del disco duro, que, en caso de robo, también libera al usuario de la obligación de denunciar el suceso a las autoridades competentes en protección de datos.

En cuanto decidas implementar el teletrabajo en tu empresa, debes proporcionar a tus empleados una formación intensiva sobre protección de datos y tienes que incluir ayudas para que estos puedan asegurar su red privada. Especialmente importantes son la recomendación de procedimientos o herramientas que generen una contraseña segura.

Además, los empleados deben ser informados de que los datos de la empresa no deben almacenarse en medios externos como memorias USB o discos duros. Por su parte, la empresa debe establecer una solución segura para almacenar, enviar y hacer copias de seguridad de los datos.

También deben abordarse cuestiones como el phishing y el pharming. La incertidumbre general al tratar con correos y sitios sospechosos puede llevar a un manejo descuidado de la información en Internet. Poner sobre aviso a los empleados sobre la necesidad de prestar atención a los certificados SSL de las páginas web es de vital importancia.

Usar una red privada virtual o VPN es indispensable en muchas compañías para poder implantar un modelo de home office. A las redes virtuales se puede acceder desde cualquier lugar, pero se necesitan los permisos adecuados para hacerlo. Internet sirve como una extensión para que los empleados que trabajan desde casa puedan acceder a la red VPN interna de la compañía. Esto garantiza que solo los empleados o socios comerciales autorizados tengan acceso a los archivos o a la información de la Intranet o del servidor de la empresa.

El uso de una Intranet suele ser una buena opción para las empresas. Gracias a esta, se pueden poner a disposición de los empleados los archivos de datos y crear páginas Wiki propias sobre procesos y métodos. En una Intranet, la organización y la comunicación siempre están en primer lugar, lo que hace que la red interna sea una herramienta casi indispensable para el teletrabajo.

Si seleccionas adecuadamente las herramientas de colaboración, conseguirás que las reuniones puedan llevarse a cabo eficazmente desde casa, al mismo tiempo que simplificarás los canales de comunicación. Con herramientas como Slack, Google Hangouts o WebEx, se pueden establecer y mantener fácilmente reuniones virtuales, videoconferencias o presentaciones de buena calidad. La mayoría de las soluciones de software pueden instalarse en diversas plataformas, ya sean ordenadores portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes y también permiten realizar llamadas telefónicas. Con un software es posible utilizar también la conexión telefónica del ordenador y recibir y hacer llamadas a través de tu número normal.

Si necesitas conocer cuál es el estado actual de cada proyecto, no tienes que estar pidiendo informes constantemente. Gracias a las herramientas para la gestión de proyectos, cada empleado puede introducir por sí mismo las últimas actualizaciones, incluso a distancia, contribuyendo desde su casa a la fluidez de las operaciones dentro de la empresa. Actualmente, existe una amplia gama de ofertas (algunas de ellas completamente gratuitas) que ofrecen diferentes funciones a pequeñas y grandes empresas.

Cuando se va a implementar el teletrabajo, es de vital importancia esforzarse en fomentar la motivación del empleado. No todo el mundo quiere o puede trabajar desde casa, sin embargo, como supervisor o gerente, puedes utilizar ciertos métodos para aumentar el ánimo y la productividad de tus empelados.

Al no coincidir personalmente con regularidad con jefes o compañeros, es difícil para el trabajador saber si está haciendo correctamente sus tareas. Por este motivo, es muy importante para los teletrabajadores recibir feedback con asiduidad. El intercambio regular ayuda a fijar objetivos y a comprender el estado de los proyectos y los empleados.

Muchas empresas recurren a las reuniones matutinas para dar o recibir un breve resumen de los hitos y proyectos. Todos los empleados y gerentes se comunican entre sí de tal forma que el trabajo continúa, aunque no estén en el mismo lugar.

Las conferencias telefónicas semanales deben utilizarse para dar información general al equipo, por ejemplo, para informar sobre lo que se ha logrado durante la semana. También puedes usar estas llamadas para compartir experiencias personales acerca de tu teletrabajo. Así, los empleados pueden darse consejos y motivarse mutuamente, fortaleciendo el espíritu de equipo a pesar de la distancia.

Las empresas que regulan de antemano las horas de trabajo y las pausas, también pueden ofrecer a sus empleados una estructura similar al implementar el teletrabajo. Aunque a primera vista pueda parecer insignificante, esto es de vital importancia para los empleados: tener una estructura fija de horas y pausas facilita la planificación del día en casa.

Antes de implementar el teletrabajo, hay que comprobar que los empleados cuentan con todos los elementos necesarios para ello. Una silla ergonómica y un buen equipo técnico no solo son importantes para el desempeño del trabajo, sino que también juegan un papel determinante en el aspecto psicológico. Disponer de una habitación propia con cerradura, escritorio y silla de oficina es la situación ideal. Si el empresario tiene la oportunidad de comprobar cómo es el entorno de teletrabajo de sus empleados, puede evaluar antes si necesitan un equipo adicional.

La comunicación entre los compañeros es fundamental para mantener el ánimo y un buen espíritu de equipo. Al implementar el teletrabajo, las habituales charlas ante la máquina de café ya no tienen lugar y mucha gente tiende a sentirse aislada. Como supervisor, es importante establecer y promover la comunicación entre compañeros a través de  programas para chatear. Gracias a estas pequeñas charlas y al intercambio de información entre ellos, los empleados que trabajan desde casa se sienten más cómodos y, en consecuencia, trabajan más productivamente.

Cualquiera que trabaje desde casa por primera vez puede sentirse perdido al principio. Por este motivo, es sumamente importante estructurar las tareas. Las listas de tareas pendientes también ayudan a establecer las estructuras y procesos en el teletrabajo.