Para llevar una contabilidad correcta, las transacciones se han de registrar de forma clara y transparente. Se trate de entradas o salidas de bienes, cada operación ha de registrarse, en base a la contabilidad de partida doble que se usa en nuestro país, en dos cuentas: un bien sale de una y entra en otra, fiel al principio según el cual los hechos económicos no surgen de la nada, sino que suponen una disminución de un activo y el aumento de otro. Esto lo vemos en un ejemplo muy sencillo: para pagar una entrada de mercaderías, hemos de realizar un pago de efectivo que sale de la caja. Es decir, cualquier operación tiene un doble registro, uno en el activo y otro en el pasivo. Este es el principio de la partida doble que fundamenta la mecánica de las cuentas contables.
Los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA) y las Normas Internacionales de Contabilidad, conocidas como NIC, plasmados en el Código de Comercio y en el Plan General Contable (PGC), exigen de los contables claridad y orden para permitir a terceros (inspectores de Hacienda) controlar las cuentas de las empresas.
El cuadro de cuentas del PGC consiste en una clasificación de los distintos elementos que sirven para registrar las operaciones financieras de las empresas: activos, pasivos, patrimonio neto, gastos e ingresos. No tienen carácter obligatorio para las empresas, de hecho, muchas utilizan su propio cuadro de cuentas, pues al ser concebido por ellas mismas, es mucho más específico, mientras que otras prefieren cuadros alternativos por comodidad o confidencialidad. Para empresas más pequeñas, en cambio, este cuadro resulta de gran utilidad, y las pymes cuentan con un cuadro de cuentas simplificado que también fue aprobado por Real Decreto en 2007 junto al PGC ordinario.
El Plan General de Contabilidad regula la contabilidad de las empresas en España y se aprobó por el Real Decreto 1514/2007 para adaptarse a la normativa contable europea y modernizar y homogeneizar la situación en el país. La cuarta parte se dedica al cuadro de cuentas.
Las cuentas contables se clasifican en 9 grupos, divididos a su vez en subgrupos y, dentro de estos, en cuentas y subcuentas. Están codificadas en forma decimal y su título expresa su contenido y finalidad. Los cinco primeros grupos son de cuentas patrimoniales y los cuatro últimos de gestión.
Los cuadros de cuentas se estructuran en varios niveles, descendiendo desde el más general al más concreto.
El grupo es el nivel más general y se numera con un solo dígito. El PGC estructura el cuadro de cuentas en 9 grupos en función de la información que registran:
Los saldos finales de estos grupos de cuentas permiten, al finalizar el ejercicio, obtener las cuentas anuales:
Con estos balances, la dirección se hace una idea del estado de salud de la empresa.
El subgrupo concretiza la temática del grupo y se identifica con dos dígitos. Por ejemplo, en el grupo 2 del inmovilizado encontramos los subgrupos:
Identificada con tres dígitos, es la subdivisión más usada en contabilidad, porque es lo bastante concreta para reflejar los hechos económicos y al mismo tiempo más sencilla que el nivel inferior, el de la subcuenta. Siguiendo con el grupo 2, las cuentas del subgrupo 20 son:
Restando alguna excepción, este es el nivel más específico del cuadro de cuentas y se identifica con cuatro dígitos, aunque, si han de especificar más elementos, pueden llegar a diferenciarse con más de cuatro. Como ejemplo, en la cuenta 240. Participaciones a largo plazo en partes vinculadas, encontramos las subcuentas:
Para obtener una relación completa del cuadro de cuentas oficial aprobado por el Real Decreto 514/2007, dirígete a la publicación del Plan General Contable en el Boletín Oficial del Estado.
El país centroamericano y en general los del área hispanohablante, a excepción de algunas instituciones gubernamentales, carecen de una ley que regule un plan único de cuentas contables obligatorio para las empresas y con una estructura específica más allá de los principios contables generalmente aceptados y las diferentes normativas internacionales.
En México, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos es el que marca las pautas a seguir al respecto de principios de contabilidad y procedimientos de auditoría, pero son las empresas las que elaboran sus propios cuadros de cuentas en función de sus necesidades. Con la introducción de la contabilidad electrónica (en 2014, para las personas morales, y en 2015, para las físicas), el SAT (Servicio de Administración Tributaria) publicó el código agrupador de cuentas, que las codifica por niveles, código agrupador y el nombre de las cuentas y subcuentas.
En el sitio del Gobierno de México puedes consultar el listado completo de cuentas proporcionado por el SAT.
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