Antes de lanzarte al desafío contable y de contabilizar los gastos de representación, debes saber que todos los gastos no pueden ser considerados de la misma manera. En ello, los gastos de representación no deben confundirse, por ejemplo, con las dietas o los gastos de viaje.
Como su propio nombre indica, los gastos de representación son los destinados a que el trabajador represente o promocione a la empresa, es decir, se trata de los gastos en los que incurre el empleado para desarrollar su trabajo ante clientes y proveedores. Por el contrario, los gastos de viaje hacen referencia a los gastos propios que genera un trabajador mientras desempeña su actividad laboral fuera del puesto de trabajo habitual (gastos de alojamiento, desplazamientos, comida, etc.) y que también son asumidos por la empresa.
Los gastos de representación son, junto con los gastos administrativos, financieros, etc., tipos de gastos operativos, también llamados gastos indirectos u operacionales. Estos son gastos a los que se enfrentan las empresas para desarrollar sus actividades y que están ligados a su funcionamiento. Por su parte, los gastos no operativos no se derivan de actividades ordinarias y surgen de la necesidad que tiene la empresa de hacer frente a posibles incidencias imprevistas. No obstante, independientemente de la naturaleza de los gastos generados, tanto en un caso como en el otro, todos deben estar contemplados en los presupuestos de la empresa.
En lo que se refiere a los gastos de representación y a su contabilidad, estos suelen incluirse, tal y como señala el Plan General de Contabilidad en el grupo 6 del cuadro de cuentas, que hace referencia a las compras y los gastos. Con más exactitud, este tipo de gastos forma parte del grupo 62, donde se engloban los servicios exteriores, tal y como puede verse a continuación: