Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital. Se abona cuando disminuye el activo y aumenta el pasivo y el capital.
Veamos un ejemplo sencillo:
Partiendo de un importe en metálico en caja de 2000 €, una tienda efectúa un pago de 500 € a proveedores y después un cobro de 750 € de clientes. Esta operación afecta a dos cuentas (pagos a proveedores y cobros de clientes) y la suma de los importes de las cuentas cargadas ha de coincidir con la suma de los importes de las cuentas abonadas en el libro mayor. Esto sirve para equilibrar el balance y comprobar que los asientos son correctos.
En el libro diario anotaremos ambas operaciones así:
Debe | | Haber |
500 € (600) Compra de mercaderías | a | (400) Proveedores 500 € |
Debe | | Haber |
750 € (430) Clientes | a | (700) Venta de mercaderías 750 € |
Se pasa al libro mayor de la siguiente forma:
Mayor 570 Caja
Debe | Haber |
2000 € 750 € Total: 2750 € | 500 € Total: 500 € |
Saldo deudor: 2250 € | |
Para saber qué saldo tenemos en la cuenta de Caja solo hay que restar el total en el haber al total en el debe. Como vemos en la tabla, la cuenta de Caja tiene un saldo deudor de 2250 €: esto es lo que hay de efectivo en caja para hacer frente a otros pagos.