La creación y registro de pymes requiere de unos principios básicos. En ello, la ley apoya a los fundadores de este tipo de empresas, facilitándoles la tarea de introducirse de lleno en el derecho tributario y la contabilidad. Sin embargo, no todos los que desempeñan tareas profesionales están obligados a formar e inscribir su empresa en el Registro Mercantil, pues en el caso de los autónomos, por ejemplo, estos pueden darse de alta online con el documento único electrónico (DUE) mediante un Punto de Atención al Emprendedor (PAE). No obstante, el caso de las pymes es algo distinto, sobre todo, si estas emplean a varios trabajadores. Te contamos los pasos que hay que seguir a la hora de registrar una pyme y a qué organismos hay que acudir para ello.
Pyme es el término utilizado para hacer referencia a las pequeñas y medianas empresas que, como tal, tienen un número reducido de trabajadores y un volumen de negocio con unos límites financieros establecidos, además de la obligación de realizar un balance general anual de las cuentas. Las pymes pueden dividirse en microempresas, en pequeñas y en medianas empresas, y para hacer una distinción entre cada una de ellas es necesario tener en cuenta los empleados, el volumen de negocio y el balance general.
Si quieres conocer más sobre los factores que determinan que una empresa se constituya como pyme o microempresa, así como obtener información general sobre las pymes, visita nuestro artículo dedicado a las pequeñas y medianas empresas.
En España existe libertad de empresa (recogida en el artículo 38 de la Constitución), que es la facultad que tiene cualquier persona para desarrollar actividades comerciales, como la venta de productos o la provisión de servicios, con fines lucrativos. Sin embargo, en el caso concreto del concepto de empresa que nos ocupa, cualquier pyme tiene que estar dada de alta en los organismos pertinentes para empezar a funcionar, de ahí que este tipo de empresas deban registrarse como sociedades en el Registro Mercantil Central con su correspondiente denominación según los términos expuestos en la página web del RMC.
Una vez puestos de relieve unos datos generales sobre las pequeñas y medianas empresas, veamos qué pasos hay que realizar para proceder a su constitución y registro.
Primer paso. Lo primero es elegir el tipo de forma jurídica del negocio y para definir el tipo de empresa hay que tener en cuenta el número de socios, el capital social y la responsabilidad. El Ministerio de Industria, Comercio y Turismo pone a disposición de los emprendedores una página web donde pueden seleccionarse los criterios que más convengan, en función de la situación particular de cada empresario.
Segundo paso. Una vez decidida la forma jurídica, lo siguiente es dotar al negocio de una denominación social (nombre que identifica a la empresa), que irá seguida de la forma social. A este respecto, el artículo 407 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, sobre la prohibición de identidad, señala que no pueden haber dos entidades registradas con una misma denominación en el Registro Mercantil Central y que, aun en caso de que la denominación no conste en dicho Registro, el notario y registrador responsables de inscribir la sociedad en cuestión, no procederán a autorizar dicho proceso si les consta que ya existía una entidad con el mismo nombre.
La constitución de una sociedad en el Registro Mercantil requiere la obtención de una certificación negativa previa por parte del Registro Mercantil Central que deje constancia de que no hay ninguna sociedad registrada con la denominación elegida. Una vez obtenida, ya se puede proceder a su registro.
Tercer paso. Una vez hecho esto, es necesario darse de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores. Esta declaración censal es obligatoria y marca el inicio del ejercicio de una o varias actividades económicas cumplimentando, según cada caso, el modelo 036 o el 037, para los que la Agencia Tributaria ofrece instrucciones detalladas. Ambos modelos pueden presentarse en formato papel o por vía electrónica y con ello se obtiene el número de identificación fiscal (NIF). Este número debe incluirse en todo tipo de trámites con Hacienda y, por lo tanto, para cualquier actividad tributaria en territorio español y su obtención está sujeta a diferentes condiciones en función de si se es una persona física o jurídica.
Como bien indica el artículo 1 del Real Decreto 44/2015, de 2 de febrero, el Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para poner en funcionamiento sociedades cooperativas, civiles y comunidades de bienes. El Documento Único Electrónico (DUE) puede utilizarse para realizar por vía electrónica cualquier trámite relativo al cese de actividad y extinción de empresas, entre los que se encuentran, por ejemplo, la disolución y extinción de sociedades en el Registro Mercantil, la baja en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, la baja en el Impuesto sobre Actividades Económicas, etc. Puedes obtener más información sobre el DUE en la página del CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas).
Cuarto paso. A continuación, es imprescindible darse de alta en el Impuesto sobre Actividades Económicas, que grava la realización de las actividades empresariales, profesionales y artísticas, y al que toda pyme debe atenerse por desarrollar sus actividades en territorio español. El alta se lleva a cabo mediante los modelos 840 u 848.
Esto no exime, sin embargo, del alta en un plazo de 30 días en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos en laTesorería General de la Seguridad Social (TGSS), cuyo objetivo es la regulación de las cotizaciones a la Seguridad Social, y cuya solicitud también debe presentarse antes de iniciar la actividad profesional mediante el modelo TA 0521.
Quinto paso. Otro de los aspectos de los que no se puede prescindir en este sentido es de la base de cotización que depende del salario generado y que, siempre que se cumpla una cuota mínima, la cantidad que se quiera abonar puede elegirse libremente. En caso de contratar a trabajadores, se deberá dar de alta a cada uno de ellos en el Régimen de la Seguridad Social, trámite obligatorio para cotizar y para recibir las prestaciones económicas o sanitarias pertinentes.
Sexto paso. Otro de los pasos que también forma parte del proceso de registro de las pymes es la legalización de los libros empresariales, donde las pymes recogen sus operaciones, esto es, el libro de inventarios y cuentas anuales. Según el portal PYME del Ministerio de Economía, Industria y Competitividad, la información recogida en las cuentas anuales hace referencia al balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto (ECPN), el estado de flujos y efectivo (estos dos últimos no obligatorios si se aplica el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas), y la memoria.
Una vez realizados todos los pasos anteriores, ya se cuenta con los instrumentos necesarios para dar de alta una pyme.
Crear y registrar una pyme requiere un gran número de trámites burocráticos, que, ante el desconocimiento, plantean a menudo muchas complejidades. No obstante, para ello es importante conocer que hay que partir de la elección y aprobación de la denominación social para, después de inscribir la empresa en el Registro Mercantil, ir desarrollando todos los procesos requeridos por la Agencia Tributaria y la Tesorería de la Seguridad Social y así, tenerlo todo en regla y desempeñar las actividades empresariales sin problemas
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