Una vez presentada la declaración anual del IRPF, aún no es el momento de deshacerse de toda esta documentación acreditativa, pues la ley señala como plazo de conservación el de prescripción del impuesto, sea el IVA o el IRPF (artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido). El plazo de preinscripción suele ser de 4 años desde que finaliza el plazo de presentación de la declaración, siempre y cuando no se haya interrumpido por algún motivo, por lo cual el plazo volvería a empezar desde cero. Hay otros casos con un plazo de prescripción mucho más largo, como las amortizaciones de mobiliario o el inmueble, en cuyo caso se conservan toda la vida o hasta que se venda, o los gastos de reparación de inmueble alquilado, entre otros.
Desde 2015, la comprobación de las bases imponibles negativas y las deducciones prescribe a los diez años desde que finaliza el plazo de presentación de la declaración en que se generaron, pero Hacienda aún podría exigir la aportación de la declaración del Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales del ejercicio en que se generaron, así que conviene guardarlas todo este tiempo.
Por su parte, el Código de Comercio establece que los libros de contabilidad, la correspondencia y todo tipo de documentación contable se deben conservar ordenados durante 6 años desde el último asiento en los libros. No obstante, a veces es necesario revisar datos más antiguos, por lo que conviene conservar indefinidamente los libros de contabilidad y las cuentas anuales ya verificadas, así como los contratos a largo plazo y las copias de seguridad de los registros contables.
La Ley establece, asimismo, que la documentación ha de conservarse en su formato original, aunque también prevé (Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido) la posibilidad de digitalizarla siempre y cuando se realice con un software homologado por el Departamento de Informática Tributaria. También es posible la conversión inversa una vez verificada la firma electrónica del documento digital.
Cuando se conserva la documentación mercantil en formato digital la ley obliga a garantizar a la Administración tributaria el acceso en línea a las facturas, así como la verificación de todos los datos que las integran. La conservación debe garantizar la legibilidad y permitir a las autoridades la descarga en línea de los formatos originales. En definitiva, el almacenamiento de los comprobantes y recibos, ya sea en formato digital o en papel, ha de realizarse con trasparencia y de forma que no se obstaculice la demanda de revisión por parte de las autoridades tributarias. A estos efectos, las empresas deberían conservar toda la documentación con trascendencia tributaria durante el periodo de prescripción mercantil de seis años.
Lo más recomendable sería conservarlos tanto en papel como en formato digital, dado que muchos de los trámites tributarios se realizan telemáticamente y, de esta forma, siempre se cuenta con una copia en caso de pérdida o accidente. En esto, como en tantas otras ocasiones, vale la pena ser precavido y no deshacerse enseguida de documentación mercantil que podría demostrar una deducción de impuestos ya aplicada.