Carta de reclamación de deuda: plantillas para descargar

Los cobros pendientes, los popularmente denominados impagados, amenazan la capacidad de las empresas para afrontar pagos: cuantas más facturas impagadas se amontonen, menor es la capacidad de liquidez. Si pensamos en términos de intereses, los impagados no solo generan la pérdida de ese monto sino los intereses que se pagan en el caso de pedir préstamos para tener liquidez y seguir con el correcto funcionamiento de la empresa. Esto hace que las empresas se preocupen por exigir el pago de las facturas pendientes por los servicios prestados dentro de los plazos legales, generalmente por la vía amistosa, en un proceso de reclamación de deuda que recuerda a los malos pagadores sus facturas pendientes. Si esto no es suficiente, las empresas aún pueden tomar medidas legales (proceso monitorio por vía judicial).

A continuación, nos centramos en el proceso extrajudicial de reclamación de deudas, porque incluso fuera de los tribunales es relevante seguir el procedimiento habitual al pie de la letra. Los recordatorios de pago constituyen un requisito si se tienen que tomar medidas legales y, en general, los conflictos ante los tribunales pueden evitarse si se sabe utilizar la vía amistosa.

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Reclamar deudas con éxito: buenas prácticas

El objetivo de los recordatorios de pago es reducir el número de facturas sin pagar y evitar pérdidas sobre créditos al tiempo que se mantiene a la clientela, lo que se refleja tanto en el tono que se usa en la comunicación como en el número de peticiones que se considera apropiado enviar antes de tomar medidas más drásticas por la vía judicial.

Cualquier proceso amistoso de reclamación de deudas depende de dos conceptos legales de vital importancia: el vencimiento y la mora.

Vencimiento

Para que pueda iniciarse un proceso de reclamación de impagados es necesario que se dé una obligación que capacite a un acreedor a exigir una prestación (un pago) a su deudor. Esta obligación o deuda suele tener su origen en un contrato (un contrato de compra, por ejemplo). En definitiva, solo puede reclamarse un impagado si se tiene derecho a ello y la factura ha vencido.

Ejemplo:

Juan Pérez quiere pavimentar la entrada a su casa y compra para ello un contenedor de grava y tres palés de adoquines. En la factura se acuerda un plazo de pago de dos semanas tras la entrega del material. La tienda cumple su parte del contrato al día siguiente entregando el pedido a Juan y tiene derecho entonces al reembolso del importe de la compra. Con ello se origina una obligación de pago de Juan (deudor) para con la tienda (acreedora).

Si el deudor no cumple lo acordado en el plazo fijado hasta el vencimiento de la factura, el acreedor tiene todo el derecho a exigir el pago de la deuda.

En resumen

El término «vencimiento» en el marco del derecho civil define el momento a partir del cual un acreedor está en su derecho de exigir el cobro de un impago. En este momento se origina una obligación de pago para el deudor.

En el ejemplo de arriba, el deudor incide en mora (morosidad) cuando vence el plazo de pago de la factura, momento que se convierte en un requisito para que el acreedor tenga derecho a exigirle el pago.

No obstante, hay que tener en cuenta que las deudas también prescriben: si el acreedor de una factura no reclama la deuda en un determinado plazo, cuando lo haga, el deudor puede alegar que la deuda ya ha caducado y por lo tanto negarse a pagarla. El plazo general es de 5 años pero también hay otros plazos inferiores dependiendo de la materia o del tipo de documento.

Morosidad

Si un deudor se demora en un pago, el acreedor tiene derecho a una indemnización (en la forma de tasas) e intereses de demora. Para ello se ha de dar una circunstancia desencadenante de la morosidad, la cual tiene lugar cuando a pesar del vencimiento y del recordatorio de pago se produce un impago. Ahora bien, aun sin avisos de pago, un cliente incurre en morosidad cuando a pesar del vencimiento de la factura el acreedor no ha recibido ningún reembolso.

Según la Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales, que tiene como objeto incorporar a la legalidad española la Directiva 2000/35/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 29 de junio de 2000, para el pago de la deuda se establece un plazo de treinta días desde la prestación del servicio si no se hubiera fijado otro en la factura o en el contrato, como en el caso de Juan Pérez en nuestro ejemplo. Pasado este plazo, el comerciante o empresario puede proceder a exigir el cobro de impagados al cliente por teléfono, por correo electrónico, por carta postal o por fax.

Por supuesto, la mayoría de los casos de impago no son actos de mala fe, especialmente a nivel comercial. En los últimos años España se ha visto profundamente afectada por la cadena de impagos ocasionada por los últimos acontecimientos financieros globales. Si bien la legislación no recoge la obligación de enviar avisos recordatorios de pago, la buena costumbre aconseja un acercamiento delicado al deudor. En muchos casos es el propio cliente el primer interesado en una solución amistosa que evite un proceso monitorio notarial o judicial. Según una popular máxima entre los profesionales del derecho, un mal acuerdo es siempre mejor que un buen pleito, así que, antes de amenazar a un cliente con una demanda, a riesgo de perderlo para siempre, quizá quieras agotar la vía extrajudicial para reclamar deudas.

¿Cómo se escriben las cartas de reclamación de deuda?

La legislación no recoge un formato explícito de redacción de cartas de reclamación de deuda extrajudicial, aunque sí hay ciertos elementos que se deben incluir, aunque sea solo por cubrirse las espaldas. Antes de informar a tus deudores de las facturas impagadas, recaba primero toda la información posible sobre dichas facturas y sobre el estado financiero de la empresa. Piensa también si estás dispuesto a renegociar algunas condiciones de pago y guarda todas las pruebas de que el deudor está al corriente de las facturas impagadas. En definitiva: prepárate a conciencia para no dar ningún paso en falso que pueda perjudicarte en el futuro.

El tono de una carta de reclamación de deuda va cambiando a medida que avanza el tiempo de demora, pero la primera toma de contacto, que también puede ser telefónica, es sumamente cordial. En ella se detallan, en un lenguaje sencillo, conciso y sin grandes florituras, los datos de la factura en cuestión para que el interlocutor pueda identificar fácilmente el motivo del aviso: se vuelve a presentar el importe, la fecha del servicio realizado, el propio servicio, el plazo de pago, si se presentan condiciones especiales, etc., y puede avanzarse incluso la posibilidad de incluir intereses de demora en el importe si la factura no se iguala en el plazo previsto. También puede incluirse la forma de pago para excluir esta causa de impago.

Cita

La conocida como Ley de Morosidad (Ley 3/2004, de 29 de diciembre, por la que se establecen medidas de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales) se propuso regular el impago en España y para ello registra el derecho del acreedor a exigir intereses de demora por impago y establece los plazos y las condiciones por las que puede hacerlo amparado por la ley (art. 5-7).

Finalmente, conviene añadir los datos de contacto para permitir al interlocutor corregir la información disponible o sencillamente responder a esta primera toma de contacto.

En las subsiguientes comunicaciones (no más de cuatro) y si el interlocutor no ha contestado a ninguna de las anteriores, el tono se va endureciendo y la exigencia apremiando, siempre incluyendo la información sobre la factura que se debe. En la última carta antes de iniciar un proceso judicial se informa al deudor de que se han tomado las medidas legales necesarias. Según los especialistas, la quinta carta ya debería estar firmada por un abogado.

Las fases de la reclamación extrajudicial de deudas

Si bien no hay ninguna especificación del número de recordatorios que pueden enviarse al deudor, conviene dejarse guiar por el sentido común. Aunque es poco probable que quien no reaccione a la primera reclamación tampoco lo hará a la tercera, suele considerarse una buena práctica enviar tres o cuatro cartas amistosas antes de contratar a un bufete de abogados o de iniciar un proceso monitorio.

En estos escritos el tono cambia a medida que la cuestión se vuelve más seria: desde el tono amistoso del primer recordatorio de pagos (para no perder a un cliente olvidadizo) hasta el tono apremiante de la última, las cartas de reclamación de impagados se van tornando más exigentes sin perder la compostura y la profesionalidad. Se trata, en definitiva, de recordar y exigir un pago a un cliente que podría no estar en condiciones de abonarlo, por lo que conviene actuar con tacto.

En la primera toma de contacto podría bastar un correo electrónico, pero si se quiere tener la certeza de que las cartas llegan a su destinatario, quizás convenga certificarlas porque, aunque no se tenga la seguridad de que lea el contenido, al menos se tiene constancia de que el cliente las ha recibido. Cuando se quiere certificar si el cliente las lee, entonces se ha de recurrir al burofax, que suele enviarse como último recurso. Con ello el acreedor tiene la garantía de que el deudor conoce de la existencia de una reclamación de deuda y de que se van a iniciar los trámites legales oportunos. Asimismo, queda registrado que el cliente no ha respondido a las anteriores reclamaciones de pago, sirviendo así de prueba documental en el proceso monitorio.

Para mostrarte la mejor forma de escribir una carta de reclamación de deuda, hemos elaborado unos modelos que pueden seguirte de orientación.

Modelos de carta de reclamación de deudas: ¿a la tercera va la vencida?

A la hora de gestionar cobros de impagados y de enfrentarse a los clientes conviene apoyarse en modelos y plantillas profesionales. 1&1 IONOS te presenta modelos de carta para agotar la vía amistosa en formato Word y Excel.

Consejo

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Primera carta monitoria: modelo para un primer recordatorio de pago

La primera reclamación tiene lugar por teléfono o carta cuando pasa un tiempo prudencial desde que vence el plazo de pago de la factura (una semana como máximo). Si el cliente no es un “mal pagador profesional”, esta primera toma de contacto es neutra y cordial. En ella se hace referencia a un pago probablemente olvidado y se recuerda la forma y los datos de pago sin recurrir a la amenaza legal.

Esta carta podría redactarse así (ver nota de la redacción al pie):

Segunda carta monitoria: insistir en el cobro de un impagado

Si después de un primer recordatorio no se obtiene la reacción esperada en un plazo de 10 a 15 días, puede enviarse un segundo aviso. Esta segunda carta hace referencia a la carta anterior e indica, en un tono más formal, un plazo para efectuar el pago (hasta dos semanas). Por ejemplo, así:

Tercera carta monitoria: quien avisa no es traidor

Llegamos a la tercera carta, que representa un último o penúltimo paso antes de proceder a demandar al cliente ante el juzgado. Si después de dos recordatorios el deudor permanece impasible, en esta tercera carta, que se envía por burofax con certificado de envío y contenido, se hace referencia a los dos recordatorios anteriores, las medidas que se han adoptado para contactarle y las que estamos dispuestos a iniciar bajo el amparo de la ley. El tono ha cambiado y ahora se deja claro que si no se obtiene respuesta, el asunto quedará en manos de un abogado. Si se está dispuesto a ello, se incluye la posibilidad de negociar las condiciones de pago. En esta ocasión se puede hacer referencia a la normativa que permite a la empresa imputar los gastos de gestión de cobro al deudor.

Este burofax sirve como prueba documental en caso de presentar la demanda ante un juez, pues en él se informa de las anteriores comunicaciones y queda probada la desidia del deudor. Esta comunicación puede ir firmada por el más alto cargo del departamento. Podría redactarse así:

Consejo

Evita numerar tus cartas como primer aviso de cobro, segundo aviso de cobro, etc., porque puede dar la impresión de que continuarás enviando cartas y podría provocar el efecto contrario, esto es, que el cliente esperara a la última carta antes de reembolsar el importe en deuda. Recurre además a un lenguaje neutral y menos agresivo con palabras como «incidencia» en lugar de «deuda».

Cómo utilizar los modelos de cartas de reclamación de deudas de 1&1 IONOS

Con las plantillas de 1&1 IONOS puedes gestionar el cobro de tus facturas impagadas de la forma más sencilla. Para ello sigue estos pasos:

  1. Descarga el modelo en Word o Excel:
    a. Formato de archivo
    : selecciona la plantilla en el formato correspondiente.
    b. Descarga: haz clic en el enlace de descarga bajo la imagen de vista previa del modelo.
  1. Rellena los campos con la información pertinente: cualquier plantilla documental contiene bloques de texto para mantener la estructura del documento, cuya función es la de aclarar la forma de rellenar los campos y de asegurar que no se olvide nada. Introduce la información correspondiente en cada uno de los campos.
    a. Cabecera: puede incluir el nombre de la empresa, las direcciones postales de ambos interlocutores y los números de identificación fiscal.
    b. Fecha: cuida que en el documento conste la fecha actual.
    c. Número de factura: sustituye el número de factura de muestra por el de la factura al cual se refiere la carta.
    d. Fecha de la factura: fecha de la factura sin pagar.
    e. Número de cliente: aquí se indica el número del cliente deudor.
    f. Cuerpo del texto: en cualquier plantilla suelen incluirse datos e importes de ejemplo que se han de sustituir por los reales.
    g. Saludo: puede sustituirse por otra forma de saludo si se considera oportuno. Conviene repetir el nombre del firmante con letras de imprenta.
  1. Guarda e imprime el modelo: si lo imprimes puedes firmarlo a mano y enviarlo al deudor, pero no dejes de archivar una copia, bien electrónicamente en el ordenador o imprimiendo una copia y archivándola en la carpeta correspondiente.

¿Qué hacer ante un recordatorio de pago infructuoso?

Cuando la vía amistosa no da resultados, el acreedor puede iniciar un proceso monitorio previsto en la Ley de Enjuiciamiento Civil 1/2000 en el cual no es en principio necesaria la implicación de un abogado y que cuenta con altos índices de éxito. Presentando todas las pruebas documentales oportunas, es el juez quien envía un requerimiento de pago a 20 días al que generalmente se reacciona más rápidamente. Si el deudor no abona el importe el juez archiva el proceso monitorio y da paso al auto de ejecución en que se obliga al pago de la deuda con los bienes privados.

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