Para llevar una empresa con éxito, hay que superar una serie de desafíos. Además de las operaciones del propio negocio, hay que tener en cuenta las tareas burocráticas, que van aumentando al tiempo que crece la empresa. La gestión de nóminas, por ejemplo, no solo consiste en pagar a tiempo el sueldo o salario mensual de los trabajadores de la empresa. También incluye tener una buena visión de todos los empleados y de sus circunstancias específicas: situación personal, bajas, pagas extras, etc. Aunque en teoría parece una actividad sencilla, en la práctica, muchas empresas prefieren externalizar la gestión de las nóminas.
La nómina es el documento en el que se recogen las diferentes percepciones económicas que conforman el salario de un trabajador, con las deducciones correspondientes, y que acredita su pago.
La gestión de nóminas es la actividad que se encarga de administrar el cálculo y pago de la nómina de los empleados, así como sus altas, bajas o el pago a Hacienda del IRPF dentro de la empresa. Esta actividad es crucial en cualquier empresa con empleados y los profesionales en este ámbito requieren contar con conocimientos de contabilidad, derecho laboral o derecho tributario, entre otros.
Además, los resultados obtenidos en la gestión de nóminas sirven de base a la empresa para determinar los gastos de personal, entre los que se encuentran los sueldos y salarios, las indemnizaciones, los gastos en especie, etc. Para realizar estos cálculos correctamente se tienen en cuenta documentos como el contrato de trabajo o el convenio colectivo. Además, la gestión de nóminas también incluye otras tareas como, por ejemplo, el mantenimiento de los datos del personal, las altas y bajas de los trabajadores en la Seguridad Social, los pagos del IRPF a Hacienda o las bajas por enfermedad y accidentes. Entraremos en detalle en las tareas que comporta la gestión de nóminas a continuación.
El coste de la gestión de nóminas no solo depende del tamaño, sino también del tipo de empresa. La forma de remuneración es otro elemento determinante, pues no requiere el mismo esfuerzo calcular el salario de los empleados que cobran por hora o por turnos que aquellos que cobran todos los meses la misma cantidad. También las políticas de empleo de la empresa influyen en el nivel de dificultad de la gestión de nóminas. Será un trabajo mucho más complejo en empresas en las que constantemente haya cambios de personal, en comparación con aquellas en las que la plantilla es relativamente fija. Pero ¿cuáles son las tareas propias de la gestión de nóminas?
La nómina de un trabajador por cuenta ajena ha de respetar el formato estandarizado de nómina conforme a la legislación vigente sobre modelo de recibo individual justificativo del pago de salarios, Orden ESS/2098/2014, de 6 de noviembre, tal y como se indica en el Boletín Oficial del Estado.
Una nómina está dividida en tres partes: el encabezado, los devengos y las deducciones. En el encabezado de la nómina deben constar los siguientes datos del trabajador:
Hasta 2012, la categoría profesional del trabajador venía determinada por su titulación o experiencia. Sin embargo, ahora depende de sus tareas o responsabilidades en la empresa, así como de los conocimientos que se requieren para realizar ese trabajo. La base de cotización a la Seguridad Social, así como su mínima y máxima, cambiarán en función de la pertenencia a un grupo profesional u otro. Esto también desempeñará un papel reseñable en el cálculo del salario mínimo, el despido, la pensión por incapacidad o la prestación por desempleo.
También han de aparecer en una nómina los siguientes datos de la empresa:
En la siguiente sección se encuentran los devengos. Se trata de todos los conceptos salariales que corresponden al empleado por haber desempeñado su trabajo en un periodo dado, normalmente en un mes, a los que todavía no se le han aplicado las deducciones que le corresponden. Los devengos constituyen por tanto el salario bruto del empleado. Existen dos tipos de devengos: las percepciones salariales y las no salariales. Las percepciones salariales son las cantidades que corresponden al trabajador como retribución por desempeñar su trabajo, mientras que las no salariales son los bienes y servicios que le da la empresa que no tributan como salario, como, por ejemplo, los tickets restaurante o el uniforme de trabajo. Las percepciones no salariales no pueden superar el 30 % de las salariales.
Las percepciones salariales están a su vez divididas en varias partidas:
Las percepciones no salariales que aparecen en los devengos de una nómina no tienen deducciones de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Estas compensan los gastos incurridos en el desarrollo del trabajo, como dietas o pluses de transporte. También entran dentro de esta categoría las indemnizaciones y prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslado o las suspensiones o despidos. Las percepciones no salariales se fijan mediante convenio colectivo o a través de una negociación entre cada trabajador y la empresa.
Si sumamos todos los devengos, es decir, las percepciones salariales y no salariales, de una nómina, obtendremos el salario bruto del trabajador, es decir, el total devengado. Al salario bruto de un trabajador toca aplicarle una serie de retenciones y deducciones salariales, que se encuentran en la tercera y última sección de una nómina. Principalmente entran dentro de esta categoría la retención a cuenta del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) y la deducción de la cuota de la Seguridad Social. La retención del IRPF es un pago adelantado que realizan los trabajadores al Estado basado en una previsión de los impuestos que les tocará pagar en función de sus ingresos. Una vez hecha la declaración de la renta, se determina si el trabajador ha pagado de más o de menos y, según corresponda, se le devolverá el excedente o le tocará pagar lo que faltaba.
Las retenciones de la nómina dependen de tres elementos: los devengos salariales, las condiciones particulares del trabajador (su situación familiar, si tiene personas a su cargo o si tiene una discapacidad, entre otros factores) y los tramos de IRPF establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
La obligación de cotizar a la Seguridad Social nace desde el inicio de la actividad laboral y persiste mientras esta dure, incluso en situaciones de incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de un menor y riesgo durante el embarazo o la lactancia natural. Esta obligación de cotizar se extingue una vez se cesa de prestar servicios, siempre que se haya efectuado correctamente la comunicación de baja del trabajador a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de esta. La base de cotización es la cantidad que se establece de acuerdo con la normativa aplicable sobre la cual se aplica un porcentaje, el tipo de cotización, para cuantificar la obligación de cotizar. Influyen para el cálculo de la base de cotización factores como el salario bruto del trabajador, su edad, tipo de contrato y jornada y número de pagas. En el sitio web de la Seguridad Social, en la página que trata las cotizaciones, se recogen las bases mínimas y máximas de cotización en función del régimen en el que se esté inscrito.
A continuación, enumeramos las deducciones que aparecen en las nóminas relativas a los tipos de cotización que corren a cargo del trabajador, las cuales se calculan sumando los puntos correspondientes:
Cabe resaltar que las deducciones a la Seguridad Social se aplican sobre la base de cotización y no sobre la del IRPF. La base de cotización depende de factores como el tipo de contrato, el régimen de la Seguridad Social y la categoría profesional a la que se pertenezca.
Además de las retenciones del IRPF y las deducciones de la Seguridad Social, también se sumarán las deducciones sobre las retribuciones en especie, como serían, por ejemplo, el coche de empresa o la vivienda que la empresa paga al trabajador.
Una de las tareas elementales de la gestión de nóminas es dar de alta a los nuevos empleados en la Seguridad Social y dar de baja tanto a los empleados salientes como a los que no estén trabajando por enfermedad u otros motivos, ya que es responsabilidad de la empresa. El Instituto Nacional de la Seguridad Social de España es la entidad que gestiona y administra las prestaciones económicas del sistema de la Seguridad Social y ejerce el reconocimiento del derecho a la asistencia sanitaria, con excepción de las tareas atribuidas al IMSERSO y a las Comunidades Autónomas.
Para dar de alta, de baja o modificar los datos de un trabajador en la Seguridad Social es necesario cumplimentar una serie de formularios, con datos que varían en función del cambio que se quiera hacer. La página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afiliaciones recoge los datos que necesitas para rellenar las solicitudes de alta, baja y variación de datos de un trabajador.
Las solicitudes pueden realizarse a través de medios informáticos, electrónicos y telemáticos como son el SistemaRED o la Sede Electrónica. Las solicitudes de alta han de presentarse antes de que se dé comienzo a la relación laboral, generalmente hasta 60 días naturales antes, a excepción de los trabajadores en el Régimen de Minería del Carbón. En cambio, las solicitudes de baja han de presentarse en tres días naturales una vez finaliza la relación laboral entre empresa y asalariado. Los modelos que deben presentarse para tramitar el alta, la baja o la variación de datos del trabajador se encuentran en la página del sitio web de la Seguridad Social relativa a Afiliaciones en una tabla con los diferentes regímenes pertinentes.
La gestión de nóminas es necesaria desde el momento en el que una empresa tiene trabajadores a su cargo. Evidentemente, no requiere el mismo trabajo gestionar las nóminas de una microempresa que las de una pyme o una gran empresa. En cualquier caso, la gestión de nóminas es una actividad esencial, al margen del número de trabajadores de la empresa, y hay que hacerlo bien, ya que los errores pueden salir caros.
Las tareas relacionadas con la gestión de nóminas son variadas y extensas. Incluso en las empresas más pequeñas, estas tareas requieren mucho trabajo y tiempo y llevarlas a cabo correctamente es también de importancia decisiva, ya que, de lo contrario, los errores descubiertos por la Agencia Tributaria o la Seguridad Social llevan rápidamente a pagos adicionales no calculados o incluso a sanciones. Esto hace que sea incluso de mayor importancia que sean expertos quienes lleven a cabo la gestión de nóminas, ya se trate de un equipo interno o un proveedor de servicios externo.
Las ventajas de externalizar la gestión de nóminas son múltiples. No solo se consigue una mayor eficiencia, ya que la empresa contratada se especializa en eso, sino que además se está al día de la nueva normativa y por ello se reducen los errores. En el siguiente cuadro, detallamos diversas ventajas e inconvenientes de externalizar la gestión de nóminas.
| Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|
| Mayor eficiencia y flexibilidad, ya que la asesoría está especializada en esas tareas | Pérdida de control sobre datos financieros y amenaza para la seguridad y confidencialidad al ceder datos relevantes a la empresa asesora |
| Mejor control de costes debido a la elevada eficiencia | Posible disminución de la productividad, por sentirse los trabajadores de la asesoría ajenos al negocio de la empresa |
| Reducción del riesgo de cometer errores | Aumento de la rotación del personal asesor |
| Soluciones tecnológicas para facilitar los procesos | Coste añadido de pagar por un servicio externo |
| Liberación del repetitivo trabajo administrativo para la empresa |
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