Una nómina está dividida en tres partes: el encabezado, los devengos y las deducciones. En el encabezado de la nómina deben constar los siguientes datos del trabajador:
- Nombre completo
- DNI o NIE
- Tipo de contrato
- Grupo profesional
- Afiliación a la Seguridad Social
- Fecha de alta en la empresa
- Fecha de antigüedad (no tiene por qué ser la misma a la fecha de alta)
- Periodo de liquidación
- Días trabajados en total
Hasta 2012, la categoría profesional del trabajador venía determinada por su titulación o experiencia. Sin embargo, ahora depende de sus tareas o responsabilidades en la empresa, así como de los conocimientos que se requieren para realizar ese trabajo. La base de cotización a la Seguridad Social, así como su mínima y máxima, cambiarán en función de la pertenencia a un grupo profesional u otro. Esto también desempeñará un papel reseñable en el cálculo del salario mínimo, el despido, la pensión por incapacidad o la prestación por desempleo.
También han de aparecer en una nómina los siguientes datos de la empresa:
- Nombre legal
- Domicilio fiscal
- CIF (código de identificación fiscal)
- Código de la cuenta de cotización de la Tesorería General de la Seguridad Social
En la siguiente sección se encuentran los devengos. Se trata de todos los conceptos salariales que corresponden al empleado por haber desempeñado su trabajo en un periodo dado, normalmente en un mes, a los que todavía no se le han aplicado las deducciones que le corresponden. Los devengos constituyen por tanto el salario bruto del empleado. Existen dos tipos de devengos: las percepciones salariales y las no salariales. Las percepciones salariales son las cantidades que corresponden al trabajador como retribución por desempeñar su trabajo, mientras que las no salariales son los bienes y servicios que le da la empresa que no tributan como salario, como, por ejemplo, los tickets restaurante o el uniforme de trabajo. Las percepciones no salariales no pueden superar el 30 % de las salariales.
Las percepciones salariales están a su vez divididas en varias partidas:
- El salario base es la cantidad de dinero fija que el trabajador percibe de acuerdo con su puesto en función de los días trabajados.
- Los complementos salariales se pueden aplicar o no según las circunstancias específicas de cada trabajador. Pueden cobrarse complementos por tener ciertas responsabilidades, por nocturnidad, disponibilidad, antigüedad o peligrosidad, entre otros muchos factores.
- Las horas extraordinarias son una partida que corresponde a las horas de más que realiza el trabajador además de las horas estipuladas en su contrato y se cobran adicionalmente, tanto si son voluntarias como forzosas. Cabe precisar que la normativa laboral prohíbe que los trabajadores contratados a tiempo parcial realicen horas extraordinarias a excepción de casos de fuerza mayor.
- Las gratificaciones extraordinarias, como las pagas extraordinarias, que, por ejemplo, en España, son generalmente dos, una de verano y otra de Navidad.
- El salario en especie es la remuneración que recibe el trabajador de la empresa mediante bienes o servicios y que forma parte de su salario. Recibir salario en especie es optativo. Dentro del salario en especie entran percepciones tales como el disfrute de una vivienda o la membresía a un gimnasio cuando estas las cubre la empresa.
Las percepciones no salariales que aparecen en los devengos de una nómina no tienen deducciones de IRPF ni cotizan a la Seguridad Social. Estas compensan los gastos incurridos en el desarrollo del trabajo, como dietas o pluses de transporte. También entran dentro de esta categoría las indemnizaciones y prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslado o las suspensiones o despidos. Las percepciones no salariales se fijan mediante convenio colectivo o a través de una negociación entre cada trabajador y la empresa.
Si sumamos todos los devengos, es decir, las percepciones salariales y no salariales, de una nómina, obtendremos el salario bruto del trabajador, es decir, el total devengado. Al salario bruto de un trabajador toca aplicarle una serie de retenciones y deducciones salariales, que se encuentran en la tercera y última sección de una nómina. Principalmente entran dentro de esta categoría la retención a cuenta del Impuesto de la Renta sobre las Personas Físicas (IRPF) y la deducción de la cuota de la Seguridad Social. La retención del IRPF es un pago adelantado que realizan los trabajadores al Estado basado en una previsión de los impuestos que les tocará pagar en función de sus ingresos. Una vez hecha la declaración de la renta, se determina si el trabajador ha pagado de más o de menos y, según corresponda, se le devolverá el excedente o le tocará pagar lo que faltaba.
Las retenciones de la nómina dependen de tres elementos: los devengos salariales, las condiciones particulares del trabajador (su situación familiar, si tiene personas a su cargo o si tiene una discapacidad, entre otros factores) y los tramos de IRPF establecidos en la Ley del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas.
La obligación de cotizar a la Seguridad Social nace desde el inicio de la actividad laboral y persiste mientras esta dure, incluso en situaciones de incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de un menor y riesgo durante el embarazo o la lactancia natural. Esta obligación de cotizar se extingue una vez se cesa de prestar servicios, siempre que se haya efectuado correctamente la comunicación de baja del trabajador a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social o Administración de esta. La base de cotización es la cantidad que se establece de acuerdo con la normativa aplicable sobre la cual se aplica un porcentaje, el tipo de cotización, para cuantificar la obligación de cotizar. Influyen para el cálculo de la base de cotización factores como el salario bruto del trabajador, su edad, tipo de contrato y jornada y número de pagas. En el sitio web de la Seguridad Social, en la página que trata las cotizaciones, se recogen las bases mínimas y máximas de cotización en función del régimen en el que se esté inscrito.
A continuación, enumeramos las deducciones que aparecen en las nóminas relativas a los tipos de cotización que corren a cargo del trabajador, las cuales se calculan sumando los puntos correspondientes:
- El tipo de cotización relativo a las contingencias comunes representa un 4,7 % a cargo del trabajador. Las contingencias comunes se refieren a las situaciones de riesgo derivadas de una enfermedad común y de accidentes no laborales que puedan provocar una situación de incapacidad laboral temporal, pero también se incluyen las prestaciones de jubilación, incapacidad y muerte por enfermedad común o accidente no laboral, así como las situaciones de maternidad, paternidad, riesgo durante el embarazo y durante la lactancia natural, entre otras.
- La cotización por desempleo varía en función del tipo de contrato. Si se cuenta con un contrato indefinido a tiempo parcial o a jornada completa, un contrato fijo discontinuo, un contrato formativo o de prácticas de duración determinada, un contrato de interinidad, relevo o cualquier contrato que se realice a un trabajador con una discapacidad de al menos el 33 %, el porcentaje de la deducción será del 1,55 %. Con un contrato de duración determinada a jornada completa y a tiempo parcial, la cantidad que corre a cargo del trabajador asciende al 1,60 %.
- La formación profesional representa un 0,1 %.
- Las horas extraordinarias suponen un porcentaje del 2 % si son por fuerza mayor o del 4,7 % si no son por fuerza mayor.