¿Qué gastos puedo deducir si trabajo desde casa?

Maestros, escritores, comerciales…Hay muchos perfiles profesionales, cada vez más, que, al menos en parte, realizan o acaban sus tareas en su domicilio particular. Pensemos si no en los arquitectos, diseñadores o terapeutas, por ejemplo. Para lograr una atmósfera adecuada y trabajar sin distracciones, muchos trabajadores, tanto autónomos como empleados por cuenta ajena, reservan una habitación de su domicilio para su labor profesional. En algunos casos, pueden, incluso, deducir los impuestos de ciertos gastos de mobiliario o material necesario para realizar sus tareas. Sigue leyendo para conocer qué requisitos son necesarios para deducir los gastos de la oficina en casa y qué debes tener en cuenta.

Quién puede deducir los gastos de la oficina en casa

No todos los profesionales pueden deducir los gastos derivados del teletrabajo para, de este modo, reducir su base imponible para impuestos y su carga tributaria. A ojos del fisco, el grado de deducibilidad del trabajo a distancia depende del régimen laboral en que se trabaja, es decir, si se trabaja como autónomo o como empleado por cuenta ajena. Tenemos, así, dos grupos de profesionales que pueden trabajar desde casa de forma regular.

Autónomos con la oficina en casa

Hay muchos perfiles profesionales que eligen la modalidad autónoma y trabajan desde casa. Los motivos son tan diversos como las contingencias personales: para algunos, se trata de una solución inicial mientras alcanzan la independencia económica suficiente para alquilar un local; para otros, significa una mejora de la conciliación familiar, mientras que otros no necesitan un local en absoluto, ya que su tarea se circunscribe a un equipo informático y un escritorio y, en muchos casos, tampoco se limita a su vivienda. Si un autónomo decide montar su oficina en casa para llevar a cabo su actividad económica, ha de saber que puede deducir ciertos gastos de mantenimiento, como los de alquiler o suministro, pero no en todo su conjunto. Lo veremos en detalle más adelante.

Trabajadores por cuenta ajena en régimen de teletrabajo

El de los empleados es un caso diferente. Si la empresa ofrece la opción de trabajar desde casa, pero, al mismo tiempo, dispone un lugar para él en el centro de trabajo, el empleado no puede deducir los gastos derivados del teletrabajo. Esto se debe a que es la empresa la encargada de poner a disposición del empleado los medios que necesita para su trabajo, haciéndose cargo así de todos los gastos en que concurra (equipo informático, software, etc.). Solo la persona u organización que asume los gastos tiene derecho a reclamar la desgravación fiscal.

Gastos deducibles desde el punto de vista fiscal

Según la normativa fiscal, los gastos deducibles  son todos los necesarios e imprescindibles para desempeñar la actividad profesional o empresarial. En el caso de los elementos patrimoniales, han de estar afectados al 100 % a la actividad profesional para que puedan deducirse en el IRPF. Si la afectación es parcial, Hacienda considera la superficie realmente dedicada a la actividad económica para desgravar el alquiler o los intereses del préstamo hipotecario en la misma proporción del área afectada a mi actividad económica. Los vehículos con un elevado grado de uso personal, como suele ser habitual en el caso de los trabajadores, quedan excluidos.

Pero para que esto sea posible, el teletrabajador ha de asegurar que utiliza una dependencia única y exclusivamente para su trabajo. Reservar una esquina de la sala de estar para un escritorio y un portátil no es suficiente para que Hacienda lo considere como centro de trabajo. La separación entre el trabajo y la vida privada ha de quedar patente de forma clara. Esto es necesario para que Hacienda pueda desgravar los impuestos de los gastos derivados de la actividad profesional, donde se incluyen los gastos de suministro (luz, agua, teléfono, internet). Para diferenciar entre gastos privados y laborales, el porcentaje de deducción de estos gastos se corresponde con el porcentaje que ocupa la dependencia en relación con el total de superficie de la vivienda. De ahí la importancia de delimitar inequívocamente los espacios.

Veámoslo en un ejemplo: Lucas trabaja como periodista en régimen de teletrabajo. Para hacerlo, ha amueblado una habitación de su casa con el mobiliario y el equipamiento que necesita y ha instalado una cerradura en la puerta, de modo que solo entra cuando tiene que trabajar. Esa habitación supone un 15 % del total de metros cuadrados de su vivienda. Cuando llegue la factura del proveedor de Internet, podrá desgravar un 15 % del total.

Y ¿qué gastos puede deducir un teletrabajador por cuenta ajena? Son muy pocos, porque el empleador corre con los gastos y es responsable de poner la técnica necesaria a su disposición. Los únicos gastos deducibles para el teletrabajador por cuenta ajena son:

  • Las cotizaciones a la Seguridad Social, las mutualidades generales obligatorias de los funcionarios, los derechos pasivos y los colegios de huérfanos o entidades similares.
  • Las cuotas de sindicatos y colegios profesionales, en este último caso, solo si es necesario colegiarse para ejercer la actividad (abogados, médicos, arquitectos). El límite de la base de desgravación es de 500 euros al año.
  • Gastos de defensa jurídica derivados de litigios generados en la relación del contribuyente con la persona de la que percibe los rendimientos, como son por despido, extinción de un contrato o reclamaciones de salario o indemnizaciones.

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La oficina en casa: qué gastos pueden deducirse

Como dijimos arriba, si un autónomo monta su oficina en casa, tiene derecho a deducir ciertos gastos en la declaración del IRPF. Los detallamos a continuación.

Vivienda

Cabe diferenciar a estos efectos si la vivienda es de propiedad o de alquiler. Si el autónomo es propietario del domicilio, para poder deducir el IRPF de estos gastos lo ha de declarar en el alta en el IAE y el régimen de autónomos. Se desgravará entonces la parte proporcional del IBI, los gastos de comunidad, el seguro del hogar y los intereses de la hipoteca que correspondan a la actividad económica. Al declarar los gastos de la vivienda privada, también se ha de respetar el porcentaje correspondiente.

Cuando el autónomo reside en régimen de alquiler, se deduce la parte proporcional de la factura del alquiler y el resto de gastos mencionados si corren a su cuenta. Es importante remarcar que al alquilar la vivienda se ha de hacer constar que se trata de una vivienda y un lugar de trabajo al mismo tiempo y ha de estar gravado con IVA.

Equipamiento

Cuando se instala una oficina en casa que cumpla con los requisitos de Hacienda, normalmente se ha de realizar una inversión en mobiliario y equipamiento, al margen de los servicios informáticos que provea la empresa si se trabaja por cuenta ajena. Si puede demostrarse que los materiales y el mobiliario quedarán afectos a la actividad profesional y se dispone de las facturas correspondientes, la compra de ordenadores, impresoras, software, teléfono, libros y revistas profesionales y cualquier material de oficina podrá desgravarse a efectos del IRPF.

Consejo

Una oficina en casa eficiente necesita una buena suite ofimática. IONOS te ofrece Microsoft Office con OneDrive y Microsoft Teams incluidos para todos tus empleados. Con ello, lograrás que, pese a la distancia, todos puedan trabajar y colaborar en la nube. Al final del ejercicio, podrás desgravarlo como equipamiento técnico.

Vehículos

Como en todos los casos, la compra de un vehículo será deducible siempre y cuando esté afecto a la actividad profesional. Las reparaciones y la gasolina solo se podrán deducir si el vehículo se utiliza solamente con fines profesionales, como puede ser una visita a un cliente o realizar una entrevista a un personaje público. A efectos justificativos, se recomienda llevar un registro de los trayectos. En la práctica, está muy extendido deducir un 50 % de los gastos cuando el coche se utiliza también para fines privados.

Gastos de representación

Las citas con clientes para comer y los viajes que suponen ir a visitarles también se pueden deducir, siempre y cuando sean razonables y estén debidamente justificados.

Telecomunicaciones y suministro

Los gastos de luz, agua, teléfono e Internet en que incurre el autónomo para llevar a cabo su actividad económica se deducen en proporción a su afectación. Conviene separar los contratos con los proveedores para que las facturas del teletrabajador lleven en efecto su nombre.

Otros gastos

El teletrabajador autónomo puede deducir los gastos en Seguridad Social, en servicios profesionales, publicidad (gestoría, diseño gráfico, etc.) y en seguros de vida. El vestuario solo se desgrava si es estrictamente necesario para desarrollar su labor profesional.

El teletrabajo en la declaración de la renta

Todos los gastos en que hayas incurrido para tu actividad económica, en casa o en un despacho, se contabilizan como gastos frente a los ingresos en el apartado de actividades económicas de la declaración de la renta. Estos gastos reducirán la base imponible para impuestos. Sobre esta cifra podrán aplicarse entonces otras deducciones a las que tengas derecho (hijos, vivienda, etc.).

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.


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