Una solución integral basada en la nube te hace dependiente. Google G Suite siempre requiere una conexión rápida a Internet y el modelo toca techo cuando se utilizan dispositivos móviles. Sin embargo, una vez que la conexión se ha cortado, muchas funciones te ofrecen la posibilidad de cambiar al modo sin conexión, pudiendo sincronizar los archivos más tarde.
Si no realizas copias locales, estas se almacenan únicamente por un proveedor externo, en este caso los servidores de Google. Google emplea expertos en seguridad y, como gran empresa, cuenta con una sofisticada infraestructura para evitar la pérdida de datos. Sin embargo, ni siquiera el mejor sistema es inmune a posibles averías técnicas, al tiempo de inactividad temporal del servidor, al robo de datos y a los ataques de hackers. Google también se reserva el derecho de bloquear la cuenta por determinados motivos.
De hecho, como usuario de G Suite, estás poniendo datos confidenciales en manos de la empresa y necesitas estar seguro de que están protegidos de accesos no autorizados, ya que apenas puedes ejercer tu derecho de control. También es un hecho que tus datos terminarán en servidores potencialmente inseguros de un tercer país en el que generalmente se aplican regulaciones de protección de datos diferentes. Las certificaciones de seguridad como la ISO 27001 –que certifica el cumplimiento de Google con las normas internacionales de seguridad de TI– están diseñadas para abordar estas preocupaciones. Sin embargo, el asunto NSA demostró que los servicios secretos pueden acceder a los datos en las ubicaciones de los servidores.
Además, la política de privacidad de Google no es totalmente transparente, de lo que puede deducirse que la compañía quiere conservar ciertas libertades. Después de todo, el procesamiento de los datos de los usuarios es el mayor pilar empresarial de Google. Este hecho es lo que hace entrar en escena a los defensores de la protección de datos.
Además, también es importante que prestes atención a la seguridad de los datos en tu empresa. Un inicio de sesión personalizado es práctico, pero no representa un obstáculo significativo para los ciberdelincuentes. Si la contraseña es pirateada o cae accidentalmente en las manos equivocadas, se puede tener acceso a muchos datos incluidos en Google G Suite. Para aumentar la seguridad, Google ofrece autenticación multinivel y otras funciones de seguridad. La cuenta de administrador te permite cambiar tus credenciales en cualquier momento y a través de la gestión de dispositivos móviles puedes realizar copias de seguridad de los datos de estos en caso de pérdida. En algunos casos, G Suite también te permite incluir herramientas de seguridad externas como en el caso de Gmail, donde puedes utilizar tus propios certificados para el cifrado S/MIME en la correspondencia de correo electrónico.
Internamente, también es necesario proteger cierta información de su acceso por otros departamentos o niveles de responsabilidad y en especial los datos más sensibles como, por ejemplo, los datos personales de clientes y empleados. Para garantizarlo, entre otras cosas, puedes definir derechos de acceso personales para cada usuario, de modo que no todos puedan ver, editar y descargar todos los documentos.
G Suite ofrece a los administradores muchas opciones. Así, pueden almacenar los registros de chat de los empleados y gestionar las cuentas de usuario y la información personal. G Suite afirma que cumple con los requisitos de protección de datos de la UE. No obstante, es aconsejable que un experto legal compruebe si tu uso de la plataforma cumple con el RGPD. Además, hay empresas que han acordado sus propias cláusulas contractuales con Google en relación con el procesamiento de datos.