Los gastos generales

A partir de la tasa de recargo por gastos generales, puedes distribuir aquellos gastos generales que no se pueden asignar directamente a un objeto de coste específico entre diferentes objetos. Si, a continuación, se suman los gastos generales o indirectos a los costes directos, se obtienen los costes totales de un producto o servicio.

¿Qué son los gastos generales?

A la hora de calcular el coste de un producto o de un servicio es necesario tener en cuenta tanto los gastos directos como los gastos generales o indirectos. Estos dos elementos influyen en el precio final de un artículo o un servicio. Determinar cuáles son los gastos directos es muy sencillo. Sin embargo, a la hora de establecer los gastos generales o indirectos, la cosa cambia. Aun así, te recomendamos que a la hora de determinar el precio final de un producto o un servicio, tengas también en cuenta los gastos generales.

Generalmente, podemos dividir los gastos en gastos generales aplicados al objeto de coste y gastos generales del centro de coste. Entre los ejemplos más comunes de gastos generales aplicados al objeto de coste encontramos los alquileres, la depreciación, los gastos de formación, los salarios, los gastos asociados a vehículos, edificios, energía, publicidad, líneas de teléfono o Internet. En cambio, los gastos generales del centro de coste se utilizan, por ejemplo, cuando hay ramas, departamentos corporativos o líneas diferenciadas de productos. Los gastos generales pueden encuadrarse dentro de cuatro categorías:

• Gastos generales materiales (p. ej.: el salario de los empleados del departamento de compras, del almacén de recepción de pedidos y del departamento de control de calidad, además del alquiler correspondiente a dicho almacén)
• Gastos generales de producción (p. ej.: el alquiler del edificio de producción o el desgaste de las máquinas)
• Gastos generales de ventas (p. ej.: los salarios de los empleados del departamento de ventas y marketing)
• Gastos generales administrativos (p. ej.: salarios de recursos humanos y contabilidad, suministros de oficina)

¿Cómo calcular los gastos generales?

El recargo por gastos generales es un porcentaje que se aplica a los costes directos y permite asignar los gastos generales o indirectos a los objetos de coste. La tasa de recargo por gastos generales se calcula utilizando una hoja de cálculo de costes operativos para cada tipo de centro de costes.

Para poder determinar cuál es el porcentaje de gastos generales que debes asignar a los objetos de coste, lo primero es repartir los gastos generales en los distintos centros de coste. Esta distribución se realiza según el principio de causalidad. Los centros de coste hacen referencia a los distintos departamentos de una empresa que suelen ser divisiones funcionales corporativas. De esta manera, lo que conseguimos es saber qué departamentos de la empresa incurren en qué costes. Así, podremos asignarlos a los productos individuales. Es necesario conocer cuáles son los gastos generales totales de una empresa para poder repartirlos en los distintos centros de coste.

Reparto de los gastos generales en los centros de coste

Si quieres repartir los gastos generales en los centros de costes, te será muy útil utilizar una hoja de distribución de gastos. Este instrumento financiero es una tabla en la que se incluyen los diferentes elementos que conforman los gastos generales, así como el importe en euros. Además, los gastos se muestran asignados a los diferentes centros de costes. Para ello, es necesario repartir los gastos generales atendiendo a su origen. Para los tipos de gastos generales (salarios, alquiler y seguros), se utilizan las siguientes asignaciones habituales:

• Salarios de los empleados de cada centro de costes concreto
• Alquiler correspondiente al espacio utilizado (metros cuadrados) de cada centro de costes concreto
• Los seguros abonados por todos los empleados que trabajan en cada centro de costes concreto

Cómo calcular el porcentaje de los gastos generales

La fórmula para calcular la tasa de recargo por gastos generales es la siguiente:

La fórmula del porcentaje de recargo de los gastos generales se puede entender de la siguiente manera: divide la suma de los gastos generales entre la base de cálculo. La base de cálculo son los respectivos costes directos (por ejemplo, los costos de materiales) de cada centro de costes. A continuación, multiplica por 100 para obtener el porcentaje.

Cómo asignar los gastos generales a los objetos de coste

Una vez que tenemos los gastos generales, es necesario asignarlos a los objetos de coste. Para ello, simplemente suma los gastos generales o indirectos a los costes directos.

Formas de calcular los gastos generales

Cuando estamos ante una planta de producción en la que se fabrican diferentes productos, que suponen diferentes gastos, lo normal es utilizar un cálculo de gastos complementarios. Las diferencias en los gastos pueden asignarse a diferentes materiales y procesos de producción. Además, es posible optar por un cálculo de gastos complementarios respecto de un nivel o de varios niveles.

Cálculo de gastos de recargo de un nivel: en este tipo de cálculo, todos los gastos generales se imputan con un porcentaje de recargo único. El cálculo del porcentaje de recargo se hace dividiendo los gastos generales totales entre los costes individuales totales de un periodo determinado. La principal desventaja que presenta este método es que da por hecho que existe una relación constante entre los gastos generales y las diferentes clases de costes individuales.

Cálculo de gastos de recargo multinivel: este tipo de cálculo se basa en la causalidad de los gastos. Los gastos generales se imputan a las áreas en las que se han producido. Normalmente, tanto los gastos generales como los costes individuales se producen en las áreas de material, fabricación, administración y ventas. En nuestro ejemplo, los porcentajes de recargo han sido calculados mediante el cálculo de gastos de recargo multinivel.

Ejemplo de cómo hacer el cálculo de recargo por gastos generales

Para comprender mejor las anotaciones en una hoja de cálculo de costes operativos, se muestra a continuación un ejemplo de los supuestos de la sección de costes de materiales. En esta área trabajan 8 empleados en los departamentos de compras, almacén de entrada de mercancías y control de recepción. Todos ellos forman parte de la sección de costes de materiales. Cada empleado tiene un salario mensual de 2.500 €, lo que genera gastos generales totales de 20.000 €. El seguro mensual por empleado en esta sección asciende a 500 €, lo que da lugar a gastos generales o indirectos de 4.000 € para seguros. Además, los costes de alquiler del almacén son de 6.000 €, lo que representa los gastos generales por alquiler.

Cálculo de la tasa de recargo por gastos generales

En este ejemplo, la tasa o porcentaje de recargo por gastos generales para materiales se calcula dividiendo los gastos generales totales de 30.000 € entre la base de cálculo de 100.000 €, y luego multiplicando el resultado por 100. Esto da como resultado una tasa de recargo por gastos generales del 30 %.

Distribución a objetos de coste

En este ejemplo, la base de cálculo de los gastos generales de materiales corresponde al coste total de los materiales adquiridos y procesados. Si los costes de material para un producto o servicio son de 1 €, se aplicará un recargo del 30 %. Esto da como resultado un coste total de 1,30 €.

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