Aunque ya se ha dicho que es la empresa la que se hace cargo de estos gastos, no siempre paga por adelantado. De hecho, es posible que el propio trabajador sufrague sus gastos, si bien, eso sí, más tarde serán recompensados por la empresa como complemento extra salarial. También puede ocurrir que la empresa en cuestión ofrezca un presupuesto cerrado destinado a gastos de viaje, del que el trabajador podrá disponer cuando se desplace fuera del lugar de trabajo. Sea cual sea el modo de compensación seleccionado, ha de estar incluido en el Convenio Colectivo y, de no ser así, se regirá por los Estatutos de los Trabajadores.
En algunos casos, se puede recurrir a una hoja de gastos para contabilizar detalladamente los diferentes gastos de viaje en los que se ha incurrido. En ella, como su nombre indica, se detallan los pagos que han sido realizados y, si han salido del bolsillo del empleado, servirá como justificante para que el departamento de finanzas le reembolse la cifra utilizada. Es importante también guardar las facturas, tanto en los pagos a posteriori como en los pagos a mano alzada, que la empresa también puede utilizar como justificante para desgravar el IVA y el impuesto sobre sociedades.
Los gastos de viaje han de estar reflejados en nómina como complementos no salariales, si bien no se incluyen en la base de cotización siempre y cuando cumplan los requisitos de la normativa aplicable, los cuales se indican en el siguiente apartado. En caso de que la Agencia Tributaria sospeche de alguna irregularidad, puede investigar la justificación de los gastos, de ahí la importancia de conservar cualquier documento acreditativo. Si no se pudiese demostrar que el trabajador ha incurrido en esos gastos o que están relacionados con la actividad laboral de la empresa, el primero tendría que incluirlo en la declaración y la segunda cumplir con sus obligaciones con la Seguridad Social, además de hacer frente a las sanciones correspondientes.