Plantilla para hoja de gastos de viaje para descargar

Cuando alguien realiza tareas vinculadas a la actividad laboral fuera de su lugar de trabajo, puede incurrir en una serie de gastos, los conocidos como gastos de viaje. Estos gastos pueden pagarse a posteriori o puede recibirse una cantidad estimada antes de que el desplazamiento tenga lugar, en función de cómo la empresa lo tenga estipulado. Recurrir a una hoja de gastos de viaje, también conocida como nota de gastos o informe de gastos, donde se detallen la suma y los tipos de los pagos realizados es de gran ayuda ya sea bien para liquidarlos, pidiendo a la empresa la cantidad invertida, bien para presentar su justificación si previamente se ha recibido una cantidad.

¿Para qué sirve una hoja de gastos de viaje?

Un empleado tiene que desplazarse para realizar una actividad para la empresa, sin importar si se trata de una comunidad vecina o de otro país. Sea como fuere, probablemente incurra en una serie de gastos: billetes de tren, avión, metro, alojamiento en un hotel, comidas, etc. Es posible que algunos de ellos ya hayan sido sufragados por la empresa por adelantado y, por lo tanto, no sea necesaria su justificación o liquidación. No obstante, si la empresa no adelanta el pago de algunos de los gastos, habrá que presentarlos al departamento de finanzas que, además de los justificantes (recibos, facturas, tickets), pueden aceptar e incluso exigir un resumen detallado mediante una hoja de gastos de viaje.

Este formulario sirve, por tanto, para organizar la información contenida en las facturas y demás comprobantes y reflejar el monto total empleado como concepto “gastos de viaje”. Además, en caso de que la Agencia Tributaria decidiese investigar la procedencia de dichos gastos, una hoja de gastos de viaje puede servir de manera orientativa a la empresa o al empleado para tener en cuenta los gastos incurridos en el momento en el que el desplazamiento tuvo lugar.

Los trabajadores autónomos también pueden recurrir a esta hoja de gastos de viaje para presentar a la empresa la información estructurada incurrida en algún viaje

La hoja de gastos de viaje: partes que conforman la plantilla

La plantilla de la hoja de gastos de viaje está formada por tres bloques principales. El primer bloque comprende los datos personales necesarios para identificar al empleado. En el caso de los autónomos, se indicará el NIF en lugar del DNI. En una segunda posición se encuentra la informacióndel viaje, apartado en el que se incluye no solo el destino y el motivo del viaje, sino también la fecha de salida y llegada, así como la hora, si es necesario. Por último, en los costes del viaje, se incluyen las cantidades empleadas como gastos de viaje, divididas en tres grupos:

  • En los gastos de desplazamiento se distinguen, por un lado, los costes de kilometraje, que se incluyen en caso de que el empleado haya utilizado el coche para desplazarse. En este caso, la cantidad total se calcula multiplicando 0,19 por los kilómetros recorridos. Además, en el apartado de “otros costes de transporte” se indica el precio pagado por otros tipos de transporte, en caso de haberse utilizado.
     
  • Gastos de manutención. Cantidad prestablecida que varía dependiendo de si el empleado ha de pernoctar y de si su destino se encuentra en territorio español o en el extranjero. Así, por ejemplo, un comercial que haya pasado dos noches en París debería indicar en la tercera columna de la plantilla un total de 182,70 euros, pues la cantidad estipulada por ley para manutención con pernocta en el extranjero es de 91,35 euros por día.
     
  • Gastos de estancia. En caso de tener que pasar la noche, la empresa tiene que cubrir también los costos relativos. Si la empresa no lo ha sufragado con antelación, el empleado deberá incluirlos en la hoja de gastos.
Nota

En el artículo Gastos de viaje: información general encuentras información más específica sobre estos gastos, los tipos existentes, las cantidades asignadas a cada uno y su tratamiento en las empresas.

Para determinar los gastos de viaje totales,se suman las cantidades resultantes de los tres tipos de gastos indicados anteriormente.

La plantilla incluye también un membrete. Puedes incluir los datos de tu empresa reemplazando los de muestra y, en caso que así lo requieras, añadir otros elementos de diseño, como el logotipo de tu empresa. Además, al final del documento se puede añadir la firma de ambas partes.

Plantilla de hoja de gastos de viaje: un modelo hecho a tu medida

Una plantilla de hoja de gastos de viaje puede ser de gran ayuda, como ya se ha indicado, para empresas y empleados, por lo que es recomendable que tanto los trabajadores que incurren en los gastos de viaje como los encargados de las finanzas puedan entenderla sin problemas. De ahí la necesidad, por ejemplo, de que los campos siempre reciban el mismo nombre y la plantilla presente la misma estructura, ya sea en formato electrónico o en papel: esta es la única manera de evitar errores y malentendidos y de optimizar el tiempo empleado en completarla y del departamento de finanzas al revisarla.

Nuestra plantilla de gastos de viaje puede descargarse de manera gratuita en formato Word. Los empleados pueden imprimir el modelo y rellenarlo manualmente o bien completar las entradas del formulario directamente en su PC.

Descarga gratuita

Word-Download

Plantilla de hoja de gastos de viaje para Word

¿Cómo adaptar la plantilla de la hoja de gastos de viaje a tus necesidades?

Nuestra plantilla de hoja de gastos de viaje está creada en Word, por lo que recomendamos utilizar el software de Microsoft para realizar las adaptaciones pertinentes. Para que puedas acceder a todas las funciones, primero has de tener acceso a la pestaña de desarrollador. Si no estuviesen disponibles en el menú, puedes anclarlas a través de Archivo > Opciones > Personalizar cinta de Opciones. En esta última opción activa las funciones que necesites.

En la plantilla de formulario hay una serie de controles disponibles que la convierten en un documento interactivo. Los usuarios del formulario pueden seleccionar opciones e introducirlas en la hoja. De hecho, en la plantilla de hoja de gastos de viaje, por ejemplo, se ha seleccionado una opción que permite insertar la fecha. En tu caso, añade todos los elementos de control que sean necesarios y borra las entradas que no necesites.

En resumen

Los trabajadores pueden abrir directamente la plantilla de hoja de gastos de viaje, completar el documento y almacenarlo. De esta forma, apenas tardan tiempo en completar la hoja de gastos y el departamento de finanzas de tu empresa tiene conocimiento del modelo y puede analizar la información de forma más eficaz, además de estar seguros ambas partes de haber incluido toda la información necesaria.

Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.


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