Tener un guion sirve para no perder el hilo de la conversación, aunque no hace falta seguirlo al pie de la letra, sino que ha de utilizarse como apoyo para no olvidar ningún punto importante. El empleado, además, ha de tener la oportunidad de contribuir a dar forma al curso de la conversación: es la única manera de conseguir una comunicación constructiva.
Inicio: hay que presentarse frente al empleado con una actitud amigable, favoreciendo un ambiente de confianza.
- Bienvenida
- Crear una atmósfera positiva
- Especificar el tiempo del que se dispone
Motivo de la entrevista: es importante conversar siempre en el mismo nivel. Por eso se recomienda definir al principio de qué se quiere hablar y cómo se desarrollará la conversación.
- Reproducir el motivo de la entrevista (entrevista anual, ascenso, etc.)
- Concretar los objetivos
- Explicar los procedimientos
Intercambio: ambas partes deben tratar cómo se encuentra la situación del momento. De esta forma se pueden descubrir también posibles problemas existentes.
- Situación laboral
- Dirección
- Trabajo conjunto
Balance: echar la vista atrás y nombrar los cambios sucedidos en el trabajo del empleado a partir de la última entrevista es una buena forma de establecer un puente para pasar de la entrevista preliminar al feedback real.
- Referencia a la entrevista de evaluación anterior
- Cambios desde la última entrevista
- Incidencias en los últimos tiempos
- Retos específicos en un pasado reciente
- Éxitos
- Fracasos
Percepciones: la percepción de la situación puede variar entre el empleado y el jefe de equipo. Especialmente en el caso de temas controvertidos es importante que ambas partes describan sus puntos de vista.
- Punto de vista del empleado
- Evaluación del desempeño actual
Frustraciones: una discusión abierta y clara en la que también se abordan los aspectos negativos puede despertar emociones. El empleado ha de tener la posibilidad de mostrar su frustración, sentimiento que ha de ser respetado y tenido en cuenta sin por ello dejarse llevar por una discusión emocional.
Perspectivas de desarrollo: tras haber tratado el estado de las cosas, se puede proceder a los planes de futuro. ¿Cuáles son las expectativas del empleado?, ¿cómo lograrlas?
- Expectativas del empleado
- Potencial de desarrollo
- Tareas o ámbitos posibles
- Oportunidades de ascenso
Acuerdos: a partir de la discusión sobre las posibles perspectivas se puede trabajar con el empleado en la planificación de las próximas semanas o meses. Juntos se decide el periodo en el que deben completarse los cambios.
- Plazo
- Formación profesional
- Nuevas tareas
- Pasos necesarios para completar con la formación
Fin: la reunión ha de terminar con una impresión positiva.
- Resumen
- Perspectiva sobre reuniones sucesivas
- Dar las gracias por el tiempo al empleado