Una intranet social corporativa sienta las bases de una cultura empresarial abierta. Cuando está bien estructurada, cada empleado recibe la información más relevante con total inmediatez pero, además, y esto constituye un concepto fundamental de la intranet social, todos los empleados pueden hacer sus aportaciones, de modo que la dirección no solo obtiene un feedback muy valioso, sino que también se ve apoyado en su labor de gestión, ya que la iniciativa propia que fomentan las redes sociales corporativas permite a los equipos autogestionarse. A esto se añade que estas plataformas en red garantizan la accesibilidad constante a las herramientas y funciones necesarias para el trabajo.
Es cierto que cada solución se adapta a las necesidades de cada empresa y ello ocasiona que difieran mucho entre ellas, pero aun así hay ciertos elementos comunes a todas las redes sociales corporativas. Las más relevantes son:
- Registro de la actividad: el newsfeed constituye a menudo el núcleo de una intranet social y contribuye a que todos los empleados reciban información actual sobre la empresa y sus diferentes departamentos. En este hilo, la actividad se registra cronológicamente y también puede consultarse de forma retroactiva o realizarse también como blog sin necesidad de crear un equipo de redacción exclusivo para redactar las entradas. La diferencia con la intranet clásica es que en una red social corporativa los empleados pueden responder a las noticias con comentarios, por ejemplo.
- Perfiles de usuario y grupos: un elemento bien conocido de las redes sociales es la posibilidad de crear y gestionar perfiles de usuario gracias a los cuales se puede saber quién ha escrito o comentado algo y que facilitan a los empleados encontrar a la persona de contacto adecuada en cada situación. Los perfiles también permiten añadir usuarios a grupos específicos compuestos por los integrantes de un departamento o de un determinado proyecto dedicados a tratar temas y anunciar novedades que para los colegas de otros departamentos serían irrelevantes. Los grupos pueden tener también su propio registro de actividad.
- Sistema de mensajería: además de las plataformas de difusión de noticias para la empresa y cada uno de los equipos, una red social corporativa también suele ofrecer su propio sistema de mensajería, una alternativa más dinámica al tráfico tradicional por correo electrónico al permitir la comunicación en tiempo real. En una conversación por chat de este tipo se pueden integrar tantos contactos como sea necesario y, como es habitual en la estructuración de la intranet, se pueden crear diferentes salas de chat como una general y varias de grupo.
- Calendario: aun contando con todos los canales de comunicación que una buena red social interna debe ofrecer, no debería faltar en ningún caso una función clásica de calendario, pues con su ayuda se tienen a la vista todas las citas importantes, ya sea una reunión de equipo, una comida de negocios o una fecha de entrega. Si los usuarios lo permiten, es posible consultar el calendario de citas de los colegas.
- Fichero central: el buen funcionamiento de la interacción digital en la empresa no solo depende de un buen intercambio de datos. Tan importante como esto es una buena gestión de la documentación y es por ello que muchas intranets suelen incluir también un fichero central, accesible para todos los empleados, donde se guardan y consultan los documentos. El control de versiones garantiza que el archivo seleccionado siempre sea el actual.
- Funciones de búsqueda: el objetivo de una red social corporativa es favorecer la comunicación y la cooperación entre sus integrantes y, aun cuando todos estos componentes constituyen la mejor base para ello, no siempre es fácil mantener la perspectiva, sobre todo en el caso de las empresas de mayor envergadura: extensas listas de contactos, un intercambio de mensajes en apariencia interminable y una variedad de documentos enorme convierten la búsqueda de información determinada en una verdadera odisea. Esto hace de la búsqueda una función indispensable que permite encontrar contactos y documentos con un solo término clave.
La realización de cada uno de los componentes de una red social corporativa requiere del software pertinente. Por un lado, se puede optar por comprar un programa para cada función e instalarlos y coordinarlos consecutivamente y, por el otro, por una solución integral como Jive-n que permita integrar una plataforma social completa en la infraestructura tecnológica de la empresa. En ambos casos es necesario decidir si esta nueva estructura de red se integra de una vez o poco a poco: la primera opción tiene la ventaja de que la intranet, una vez instalada, puede ser utilizada de inmediato por todos los trabajadores, si bien presupone la disponibilidad de la mano de obra necesaria. La variante paso a paso puede durar entre varios días o semanas en función de su planificación, pero el trabajo operativo, salvo mínimas restricciones, no se interrumpe en ningún momento.