Un software de reclutamiento facilita al departamento de Recursos Humanos la organización de todo el proceso de manera más sensata y eficiente. Además, también debería mejorar la experiencia de los interesados (conocida en inglés como candidate experience) durante la fase de solicitud. En el mejor de los casos, un software de este tipo refleja cada paso del reclutamiento online: desde la publicación de la oferta de trabajo hasta la creación del expediente personal, que el software de reclutamiento se encarga de conectar con otros sistemas del departamento de personal.
Precisamente, la publicación y gestión de ofertas de trabajo puede ser laboriosa, sobre todo si el anuncio se publica en varios canales para conseguir la máxima repercusión. Un buen recruitment software se encarga de ese trabajo: el software se utiliza para crear la oferta de trabajo. Después se publica en pocos clics en los distintos portales de trabajo, la propia página de inicio, el apartado específico para trabajar con la empresa o a través de correo electrónico. En el mejor de los casos, a las personas que lo visitan se les redirige a un formulario de solicitud. En este, los interesados pueden introducir sus datos, subir documentos y, en algunas ocasiones, vincular su perfil de solicitud en otras plataformas como LinkedIn.
Algunos softwares son capaces, incluso, de analizar los currículos. Cada candidato tiene su propio currículo con un diseño personalizado que, por lo general, guarda en formato PDF. Sin embargo, para que la persona responsable en el departamento de personal pueda trabajar de la manera más eficiente posible, lo mejor es especificar un formato estándar en el formulario. Sin embargo, esto supone un trabajo adicional para los candidatos, pues deberán volver a introducir meticulosamente todos los datos de su currículo en el formulario. El análisis de currículos simplifica esta tarea: el software se encarga de tomar de forma autónoma la información necesaria del documento y de introducirla en los campos correctos. El candidato solo tendrá que comprobar si se ha cometido algún error.
La ventaja que resulta de un recruitment software es que al final todas las solicitudes se clasifican en una base de datos y estos no tienen que recogerse manualmente de un solo lugar. Además, se trata de un formulario estándar: todos los candidatos utilizan el mismo formato. Así resulta mucho más sencillo encontrar lo que se busca. Dado que la información de contacto también forma parte del sistema, desde el software se pueden enviar invitaciones, así como respuestas afirmativas o negativas.
Además, como todos los pasos están protegidos de forma informática, se puede incluso hacer una primera selección basándose en algoritmos. El propio software será el encargado de evaluar las solicitudes según el perfil de requisitos preestablecido. Desde luego, esto no reemplaza totalmente la selección personal de los candidatos y los responsables de recursos humanos tendrán que determinar qué grado de confianza depositan en el algoritmo. En todo caso, los cálculos que realiza el software en la preselección no hacen daño a nadie.
Si se decide por un candidato, gran cantidad de la información del mismo ya estará digitalizada y se podrá transferir sin demasiado esfuerzo al contrato de trabajo y al expediente personal. Asimismo, se puede registrar en la base de datos de talentos a los candidatos rechazados pero interesantes, y contactar con ellos en cuanto quede una vacante que se adecúe a su perfil. Muy importante: ¡no hay que olvidarse de la protección de datos! Por un lado, hay que pedir a los candidatos su conformidad antes de guardar sus datos personales a largo plazo. Por otro lado, es necesario asegurarse de que ningún tercero tenga acceso a dichos datos.
Una última ventaja derivada de este completo sistema: dado que todos los pasos se realizan a través de un único sistema, se puede analizar el proceso en su totalidad. Un buen recruitment software puede ayudarnos a medir el éxito de la oferta de trabajo. ¿Cuántas personas han visto la oferta de trabajo y cuántas de ellas han decidido solicitar el puesto? Una evaluación de los resultados puede proporcionar información valiosa para la elaboración de ofertas.
Si te decides a utilizar un software de e-recruiting, tienes varias ofertas a tu disposición: puedes escoger entre un producto terminado que se puede aplicar en distintos sectores o trabajar con un fabricante y crear un software adaptado a tus necesidades. La segunda opción sería demasiado costosa en la mayoría de los casos, por lo que esa variante quedaría más bien reservada para grandes empresas. Además, deberías tener experiencia con e-recruiting para poder describir de manera exhaustiva tus propios requisitos.