Más vale tarde que nunca: carta de disculpas por tardar en responder

Acechando en todas las bandejas de entrada, ahí están los correos que deberías haber respondido hace días o incluso semanas, pero en la jornada laboral siempre hay algo mejor que hacer: una tarea urgente o una reunión convocada espontáneamente, por ejemplo. Así, no es de extrañar que algunos correos caigan en el olvido.

También puede que hayas ido posponiendo la respuesta conscientemente, sabiendo que el destinatario no dará saltos de alegría al leerla. Llega un punto, sin embargo, en el que ha pasado tanto tiempo que resulta incómodo responder: ¿no valdría más la pena hacer como si nada, como si el correo no hubiera llegado o se hubiera quedado en la carpeta de spam? Aunque sea tentador, la respuesta es claramente no. Una disculpa sincera y amable suele ser recibida con comprensión y es muy importante para mantener la confianza en el trabajo conjunto con compañeros, clientes o socios.

La comunicación es clave: modelos de carta de disculpa

Al margen del motivo por el que no se haya respondido un correo, siempre será mejor afrontar la situación incómoda y responder con retraso que ignorar al remitente. Especialmente en la comunicación en el ámbito profesional, está bien visto responder a solicitudes o a mensajes incluso si no se puede ofrecer la ayuda buscada o si no es necesaria ninguna respuesta concreta. Un mensaje cordial da a entender al destinatario que se le toma en serio y se aprecia la colaboración con él o ella, lo cual no solo mejora la propia imagen de cara a compañeros y socios, sino que puede jugar muy a tu favor en un futuro.

Consejo

Si eres de los que se olvida a menudo de responder correos, los clientes de correo electrónico ofrecen funciones de organización y recordatorio que pueden ayudarte a que eso no pase.

Puedes, por ejemplo, marcar los correos sin responder con diferentes colores, según el tema o según el grado de urgencia. Para los más urgentes existe también la función de alarma, que puedes activar o desactivar con un solo clic y que evita que te olvides de ciertos correos según pasa el tiempo.

Volviendo a lo que nos ocupa, el objetivo es que el destinatario se tome tu respuesta de la mejor manera posible. Según cuál sea el contexto, existen diferentes formas de mostrar que se aprecia a la otra persona y que la tardanza no ha ocurrido por motivos personales. Si no estás seguro de cómo formular una respuesta en tu caso, puedes inspirarte en los textos de ejemplo que presentamos a continuación.

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Situación A: mensaje cordial o de cortesía

Suele tratarse de correos que envían socios o compañeros de otros departamentos, con los que se tiene relación desde hace tiempo y que tienen el objetivo de felicitar al equipo por un proyecto interesante o preguntar cómo van las cosas, por ejemplo. Puesto que estos correos no requieren una respuesta concreta o, al menos, urgente, suelen ser los que más se olvidan. Sin embargo, son precisamente estos correos los que tienen un papel muy importante en el desarrollo de las relaciones profesionales, ya que muestran que no solo se contacta con la otra persona para pedirle ayuda, sino también porque se valora la comunicación con ella: esto debería quedar claro en la respuesta que se escriba.

Estimado/a XYZ:

Por favor, disculpe por el retraso de mi respuesta. Tras ganar el pitch, tuvimos que ponernos a trabajar de inmediato en el proyecto para poder cumplir los estrictos plazos que se establecieron. Estas tareas han ocupado todo mi tiempo las últimas semanas y por eso no he podido responderle antes, pero me alegró mucho recibir sus felicitaciones.

Hoy mismo he leído que pronto será responsable de ventas a nivel nacional y también quiero felicitarle por este gran salto en su carrera. ¿Sabe ya cómo se implementará el cambio en la estructura de la empresa? En cualquier caso, espero que sigamos en tan buen contacto como hasta ahora.

También me gustaría poder aprovechar alguna comida para charlar con usted más distendidamente.

Cordialmente,

Situación B: solicitud de asistencia

Si alguien ha pedido tu ayuda, pero no has podido prestársela por falta de tiempo, en tu respuesta deberías enfatizar que estás dispuesto a ayudar. La mejor manera de hacerlo es formular propuestas constructivas que dejen ver que se ha reflexionado al respecto:

Estimado/a XYZ:

Le pido perdón por la demora de mi respuesta. Siento mucho no haber podido atender antes su pregunta acerca de posibles contactos para su idea de proyecto. Puesto que dos de mis compañeros están de baja, las últimas semanas he tenido que encargarme yo mismo/a de administrar las oficinas y apenas he tenido tiempo para nada más.

Por suerte, mis compañeros están ya de vuelta en sus puestos y yo puedo dedicarme a otras tareas. Le mando una lista adjunta con las direcciones de correo electrónico de algunas personas que podrían serle de ayuda. Si lo desea, también podría enviarles yo mismo/a un primer mensaje acerca de su proyecto.

No dude en escribirme si pudiera serle de ayuda de alguna otra manera.

Cordialmente,

Situación C: respuesta negativa o declinación

No importa cuán dispuesto se esté a ayudar, en el ámbito profesional siempre hay situaciones en las que simplemente resulta imposible. La tarea de comunicar decisiones poco agradables siempre se presta a ser pospuesta, pero hay que ponerse en la piel del solicitante: incluso si la respuesta resulta decepcionante, es mejor recibir una respuesta. En estos casos, trata de ser lo más transparente posible y proponer soluciones alternativas.

Estimado/a XYZ:

En primer lugar, disculpe que haya tardado tanto en responder. Nos ha alegrado mucho saber que ha pensado en nosotros para la realización de su trabajo de fin de máster. La cuestión que propone es muy interesante y sus méritos académicos concuerdan muy bien con las características de nuestra empresa.

Desafortunadamente, ya contamos con dos estudiantes de máster en el departamento de su interés, de manera que no disponemos de recursos suficientes para asistirle en su proyecto. Sin embargo, si estuviera dispuesto a redirigir el foco de su trabajo hacia aspectos más bien sociales, podríamos contar con usted en el departamento XYZ.

Nos gustaría mucho saber si nuestra propuesta ha despertado su interés.

Cordialmente,

Situación D: texto general

Si tu situación no encaja con ninguno de los ejemplos propuestos hasta ahora, puedes usar este ejemplo general para redactar una respuesta adaptada a tu caso:

Estimado/a XYZ:

Me he dado cuenta hoy, al revisar mi bandeja de entrada, que aún no había respondido a su correo, y le pido disculpas por ello. Quería hablar de su propuesta con mis compañeros, pero con las tareas del día a día admito que la perdí de vista.

Le envío una primera versión adjunta, que he hecho yo mismo, pero pediré de inmediato a mis compañeros que la revisen y me pondré de nuevo en contacto con usted en los próximos días.

De nuevo, le pido disculpas por la demora de mi respuesta. Espero sinceramente que no le haya causado ninguna molestia.

Cordialmente,

Cartas de disculpa: qué hacer y qué no al responder con retraso

Como habrás podido notar en los ejemplos anteriores, lo más importante es transmitir una disculpa sincera y convincente por la tardanza. Intenta describir la situación de una manera siempre objetiva y refiriéndote solo a ti: echar la culpa a otros resulta desleal y poco profesional, aunque pueda ser la verdad. Piensa que el tono de tu correo tendrá un papel decisivo en la credibilidad que transmitan tus disculpas.

A continuación, presentamos un resumen de las mejores y las peores reacciones a la hora de enviar una respuesta con retraso.

Qué puedes hacer Qué debes evitar
Adoptar un tono cordial y abierto Reaccionar de forma impaciente o alterada ante una solicitud
Disculparte en la primera frase Obviar la tardanza en responder
Mencionar motivos profesionales del retraso Alegar motivos personales
Apelar a la comprensión con una descripción objetiva de la situación Culpar a compañeros o superiores del retraso
Enfatizar la disposición a ayudar Ignorar la solicitud del emisor sin ofrecer siquiera una pequeña ayuda
Proponer soluciones (alternativas)  

ES: Por favor, ten en cuenta el aviso legal relativo a este artículo.


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