El artículo 28.1 del mencionado Código de Comercio establece que “el libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente, se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación. Se transcribirán también el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales”. Esto supone que, a pesar de que la ley lo considera un único libro, este consta, en realidad, de distintos documentos:
- El balance inicial: relación valorada de todos los bienes, derechos y obligaciones de la empresa al comienzo del ejercicio.
- Los balances de comprobación de sumas y saldos: se recogen todas las cuentas con saldo de la empresa, es decir, las cuentas de balance y los gastos e ingresos.
- El inventario de cierre: relación detallada y valorada de todos los elementos que conforman el patrimonio de la empresa al cierre del ejercicio económico.
- Un ejemplar de cuentas anuales: en el deben recogerse los informes contables que detallamos a continuación.
Las Cuentas Anuales, reguladas en el artículo 34 del Código de Comercio, están formadas por un conjunto de documentos contables:
- El Balance de situación: es un documento en el que se recoge los bienes, derechos, obligaciones y capital de una empresa en un momento determinado y de forma resumida.
- La Cuenta de pérdidas y ganancias: en este documento se hace constar el resultado del ejercicio, separando los ingresos y gastos derivados de este y distinguiendo los gastos de explotación de aquellos que no lo son.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): este documento consta de dos partes. Por un lado, refleja los ingresos y gastos que la actividad de la empresa ha generado durante el ejercicio. La segunda parte refleja todos los movimientos que se han producido en el patrimonio neto.
- El Estado de Flujos de Efectivo: en él se reflejarán los cobros y pagos realizados por la empresa con el objetivo de informar sobre los movimientos de efectivo que se han producido en el ejercicio. No es necesario si la empresa aplica el Plan General de Contabilidad para pymes y reúne las características para presentar Balance o ECPN abreviado.
- La Memoria: se usa para completar la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.