Una buena herramienta en este sentido son las hojas de cálculo de Microsoft Excel. Normalmente, las emplean las empresas pequeñas, aunque también muchas de las medianas. Son muy fáciles de usar y nos permiten, de forma muy rápida, crear registros de servicio para la planificación semanal de personal. Además, existen un sinfín de plantillas de Excel disponibles en Internet. Aquí tienes un ejemplo de planes de turnos.
Las hojas de cálculo, además de permitirnos visualizar los horarios y los turnos de trabajo, ponen a nuestra disposición una gran variedad de fórmulas que reciben el nombre de macros. Estas macros sirven para automatizar cálculos complicados (por ejemplo, las horas semanales o los salarios) y programar funciones adicionales como listas o casillas de verificación para empleados. Cuando hayas terminado, tienes la opción de imprimir los planes de turnos en papel o de enviarlos directamente a los empleados por correo electrónico o mediante la intranet de la empresa.
Cuando utilizamos Excel, tenemos que introducir muchos de los datos de forma manual, por lo que este sistema es susceptible de errores. Si no se presta atención, algunas entradas pueden acabar duplicadas. Tampoco es posible evitar estos errores mediante las fórmulas. Además, las funciones que ofrece esta herramienta de Microsoft son muy limitadas en comparación con un software de planificación de personal especializado.