Para administrar el inventario físico se crean listas de datos. Deberás entregar estas listas a tus empleados o a la persona que te ayudará a realizar tu inventario para que lleven a cabo el registro de mercancía. Las listas deben estar divididas en las siguientes columnas:
- Nombre del artículo: esta columna debe contener el nombre exacto de cada artículo.
- Número de artículo: en cualquier empresa, cada artículo debe tener su propio número de inventario, y esta columna estará ordenada por orden numérico.
- Cantidad: se deberá especificar el número de artículos de cada tipo.
- Unidad de medida: aclararemos si el artículo se mide en peso, longitud u otra unidad de medida.
- Valor: esta columna deberá dividirse en dos partes. Por un lado, el precio de cada artículo, y por otro el valor total resultante del recuento de mercancía.
Al final de cada hoja se mostrará el resultado de la suma de cada grupo de artículos, y cada hoja tendrá solo un grupo de los mismos. Solo al final, en una hoja separada, se sumarán los totales de todos los grupos de artículos.
Además de la tabla, el inventario presentará información adicional que servirá para crear un registro lo más preciso posible. A cada hoja se le asignará un número de página para que la lista general sea lo más comprensible posible. Cada hoja tendrá también fecha y firma.
Casi todos los programas de hojas de cálculo, como Excel o los procesadores de texto, permiten crear listas de inventario ordenadas y útiles. Al crear tu plantilla, presta especial atención a las necesidades de los empleados que realizarán el recuento. Por ejemplo, es importante dejar suficiente espacio para el contenido del inventario. Intenta no poner demasiados artículos en una página, recuerda que tus empleados completarán las listas a mano. Las columnas no deben ser demasiado pequeñas para que el contenido escrito sea legible.
Si llevas a cabo tu inventario con una plantilla Excel, podrás registrar y evaluar los datos de tu mercancía electrónicamente. De esta forma, también podrás hacer uso de las funcionalidades de Excel: usa la función de suma, por ejemplo, para hacer los cálculos automáticamente. Sin embargo, deberás imprimir las listas posteriormente para firmarlas.
En Excel, deberás usar líneas superiores para crear un encabezado. El encabezado mostrará toda la información que el documento facilitará. Cuando el encabezado esté listo, comienza a construir tu tabla y no olvides trabajar con marcos para que la tabla sea visible tras ser imprimida.