Configurar la reserva de citas con Google Calendar o Microsoft 365

Para tu Recepcionista IA y Asistente de Chat IA (Momentum AI).

Si vinculas Google Calendar o Microsoft 365, tu asistente acordará citas de forma autónoma durante la conversación y las registrará directamente en el calendario conectado. Así, tus clientes obtendrán una cita definitiva durante la propia conversación sin que tengas que procesar las solicitudes manualmente. Para ello, conecta la cuenta de tu proveedor y, a continuación, define en la interfaz del asistente cuándo se pueden concertar citas, qué tipo de citas existen y en qué calendario se guardarán. Esta función está disponible con tu Asistente de Chat IA o Recepcionista IA. Para saber qué productos y tarifas la incluyen, consulta la sección «Requisitos». Los siguientes pasos te muestran cómo establecer la conexión y configurar la reserva de citas.

1. Acceder a la configuración del asistente

• Inicia sesión en tu cuenta IONOS.
• En el menú principal, haz clic en AI Frontdesk.
• Si aparece un resumen de contratos, en el contrato deseado, haz clic en Administrar. De lo contrario, accederás directamente a la interfaz del asistente.
• Abre la sección Reserva de citas. Aquí podrás realizar todos los ajustes siguientes.

3. Conectar calendarios

Google Calendar y Microsoft 365 se vinculan a través del inicio de sesión de cada proveedor. Esta conexión inicial es la única diferencia; todo lo demás (horarios de apertura, tipos de cita y la asignación de tus calendarios) se configura exactamente igual para ambos. Una vez establecida la conexión, los calendarios de la cuenta vinculada aparecerán automáticamente en la sección Calendarios, sin necesidad de añadirlos uno por uno.

Conectar Google Calendar

• Haz clic en el mosaico de  Google Calendar. Se abrirá el cuadro de diálogo de inicio de sesión de Google.
• En la ventana emergente, selecciona una cuenta ya configurada de Google o también puedes elegir la opción de usar otra cuenta e introducirla para iniciar sesión. Esta será la cuenta para gestionar tus citas.
• En el cuadro de diálogo de permisos, comprueba a qué datos de tu cuenta de Google tendrá acceso el asistente y autoriza la acción . Esta autorización es necesaria para que el asistente pueda crear y gestionar citas en tu calendario. Si haces clic en Cancelar, interrumpirás la conexión.

Una vez confirmada la operación, tu cuenta de Google estará vinculada. 

Conectar Microsoft 365

• Haz clic en el mosaico Microsoft 365. Se abrirá el cuadro de diálogo de inicio de sesión de Microsoft.
• En la ventana emergente, selecciona una cuenta ya configurada de Microsoft 365 o también puedes elegir la opción de usar otra cuenta e introducirla para iniciar sesión. Esta será la cuenta para gestionar tus citas.
• En el cuadro de diálogo de permisos, revisa los accesos que recibirá el asistente y autoriza la acción . Esta autorización es necesaria para que el asistente pueda crear y gestionar citas en tu calendario. Si haces clic en Cancelar, interrumpirás la conexión.

Una vez confirmada la operación, tu cuenta de Microsoft 365 estará vinculada.

5. Crear tipos de cita y asignarlos a calendarios

Con los tipos de cita, puedes definir qué clase de citas puede reservar tu asistente, por ejemplo, una consulta o un tratamiento. En la misma ventana, es posible especificar para cada tipo de cita en qué calendario se reservará.

• En el apartado Tipos de cita, haz clic en Añadir tipo de cita.
• En Nombre de la cita , asigna un nombre descriptivo.
• Introduce en el campo Detalles de la cita información relevante, como precios, servicios o desarrollo de la cita, para que el asistente pueda responder directamente a las preguntas que surjan durante la conversación.
• En Duración (minutos), indica la duración de la cita (por defecto: 30 minutos).

Otros ajustes de citas

En Configuración avanzada también puedes controlar la disponibilidad de las citas: el plazo máximo de antelación en días (con cuánta antelación se puede reservar), un margen de tiempo antes y después en minutos (tiempo entre citas), así como un plazo mínimo de antelación en minutos (con cuánta antelación mínima se puede reservar).

En la sección Datos a recopilar , se establece qué información registra el asistente durante la conversación de reserva. El nombre del cliente siempre se recopila. Puedes añadir otros datos, como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico o preguntas personalizadas, a través de Añadir pregunta. Para cada pregunta, puedes indicar mediante un botón si es obligatoria. En el caso de una pregunta personalizada, debes incluir además una breve instrucción sobre lo que debe preguntar el asistente.

Asignar un calendario al tipo de cita

Para que una cita reservada se asigne al lugar correcto, selecciona el calendario de destino para cada tipo de cita.

• Desde el menú de edición del tipo de cita, en la sección Calendarios aparecerá una lista con los calendarios de tu cuenta vinculada, cada uno con su zona horaria correspondiente.
• Selecciona el calendario en el que deseas que se registre este tipo de cita.
• Guarda el tipo de cita haciendo clic en Guardar.

A continuación, el nuevo tipo de cita aparecerá en el resumen y podrá editarse en cualquier momento.
 

7. Guardar cambios

Para aplicar los cambios, haz clic en el botón Guardar cambios situado en la esquina superior derecha de la configuración. Mientras no hayas realizado ninguna modificación, el botón aparecerá desactivado con la indicación Sin cambios.

Tras este proceso, el sistema de reserva de citas ya está listo para su uso: en cuanto se haya conectado un calendario y se disponga de horarios de apertura, al menos un tipo de cita y un calendario asignado, tu asistente conocerá los horarios disponibles en tu calendario y reservará los tipos de cita configurados durante la conversación para tus clientes a través de cualquier canal que hayas contratado.

Para probar tu configuración, puedes mantener una conversación con el asistente.