Firmar digitalmente documentos con un certificado eIDAS en Windows
Utilice la función «Imprimir» al final de la página para crear un PDF.
Con un certificado eIDAS, puedes acompañar tus documentos digitales de una firma legalmente segura. Piensa en esta firma como en un sello digital que confirma la autenticidad de la persona o entidad remitente y, consecuentemente, la integridad del documento, es decir, que este no ha sido alterado desde que se firmó.
En este artículo te explicamos las siguientes acciones:
- cómo importar un certificado eIDAS en Microsoft Windows
- cómo firmar documentos PDF con Adobe Acrobat Reader
- cómo firmar documentos ODT y PDF en LibreOffice
Importar el certificado eIDAS en Windows
Para poder utilizar el certificado en aplicaciones como Adobe Acrobat o LibreOffice, primero debes guardarlo en el almacén de certificados de Windows.
Requisitos
- Has configurado el certificado eIDAS en tu cuenta IONOS. Consulta los detalles en el siguiente enlace: configurar el certificado eIDAS en la cuenta IONOS
Paso 1: crear archivo del certificado (PFX) en la cuenta de IONOS
- Inicia sesión en tu cuenta IONOS.
- En la barra superior de menús, haz clic en Menú > Dominios y SSL.
- Navega hasta el mosaico Portfalio situado a la derecha de la vista general de dominios y haz clic en el enlace Administrar en la zona de eIDAS. Se abrirá la vista general de tus certificados eIDAS.
- Haz clic en el nombre del certificado para el que deseas crear el archivo de certificado. Se abrirá la pestaña Información de certificado.
- Ve a la pestaña Archivos del certificado.
- En el campo Crear y descargar un archivo .PFX, haz clic en Descarga.
- Introduce la clave privada que recibiste durante la configuración inicial en tu cuenta IONOS.
- Establece una contraseña para el archivo del certificado. Esta contraseña protege el archivo PFX de accesos no autorizados y es necesaria al importar el certificado. Recuérdala bien.
- Haz clic en Descargar archivo .PFX.
Entonces, se habrá creado el archivo del certificado con la extensión .pfx y estará guardado en tu carpeta de descargas. En el siguiente apartado, te mostraremos cómo importar este archivo de certificado al almacén de certificados de Windows.
Paso 2: importar el archivo al almacén de certificados de Windows
- Abre el Explorador de Windows y ve a la ubicación del archivo .PFX descargado.
- Haz doble clic en el archivo .PFX para iniciar el asistente de importación de certificados. Realiza los siguientes pasos en el asistente.
- Selecciona Usuario actual como ubicación de almacenamiento y haz clic en Siguiente.
- Confirma el nombre del archivo con Siguiente.
- Introduce la contraseña especificada al crear el archivo .PFX.
- Selecciona las opciones de importación deseadas según tus necesidades. Te aconsejamos mantener seleccionada por defecto la opción Incluir todas las propiedades extendidas.
- Haz clic en Siguiente.
- Mantén la opción para seleccionar automáticamente el almacén de certificados y haz clic en Siguiente. Recibirás un resumen de los ajustes seleccionados.
- Haz clic en Finalizar para completar la importación.
Ahora, el certificado se habrá guardado en el sistema y ya lo podrás utilizar en tus aplicaciones.
Firmar formulario PDF con Adobe Acrobat Reader
Requisitos
- Has importado tu certificado eIDAS al almacén de certificados de Windows como en las instrucciones anteriores
- Has instalado Adobe Acrobat Reader en tu ordenador
- Abre el formulario PDF que deseas firmar con Adobe Acrobat Reader.
- En el menú, haz clic en Todas las herramientas y selecciona Ver más > Utilizar un certificado.
- En el submenú que se abre, haz clic en Firmar digitalmente. Aparecerá un cuadro de diálogo en el que se te pide que definas el área para realizar la firma.
- Confirma con Aceptar.
- Arrastra con el ratón una zona rectangular en el documento hasta donde quieras que aparezca tu firma.
- Selecciona el certificado importado en el cuadro de diálogo que se abre y haz clic en Continuar. Aparecerá una vista previa de tu firma.
- Opcional: Haz clic en el botón Crear para personalizar el aspecto de la firma. Por ejemplo, añadiendo una imagen o modificando la información mostrada.
- Opcional: Activa la opción Bloquear el documento tras la firma. Esto asegura que el documento ya no puede ser modificado, lo que garantiza la validez de la firma.
Nota
Si la opción para bloquear el documento no está activada, la persona que ha creado el documento puede volver a editarlo firmado más adelante. No obstante, para ello debe eliminar la firma y volver a firmar el documento después de editarlo.
- Haz clic en Revisar para comprobar el contenido del documento antes de firmarlo.
- Haz clic en Firmar.
- Selecciona una ubicación de almacenamiento y un nombre de archivo para el documento firmado y haz clic en Guardar.
De esta forma, el proceso de firma se completará. La firma debería estar ahora visible en la ubicación seleccionada del documento. Acrobat también muestra la información correspondiente encima del documento para los documentos firmados. Para ver más información sobre la firma, haz clic sobre ella.
Firmar documentos con LibreOffice
Requisitos
- Has importado tu certificado eIDAS en el almacén de certificados de Windows como en las instrucciones anteriores
- Has instalado LibreOffice en tu ordenador
Método 1: exportar el documento directamente como PDF firmado (recomendado)
Este es el caso de uso más común, por ejemplo, si has creado una factura con LibreOffice Writer.
- Abre o crea tu documento en LibreOffice (por ejemplo, Writer).
- En el menú, haz clic en Archivo > Exportar a > Exportar a PDF.
- En el cuadro de diálogo Opciones de PDF, pasa a la pestaña Firmas digitales.
- En la sección Certificado, haz clic en el botón Seleccionar....
- Selecciona tu certificado eIDAS en la lista y haz clic en Seleccionar.
- Haz clic en Exportar.
- Elige un nombre de archivo y una ubicación de almacenamiento para tu archivo PDF y haz clic en Guardar.
- Se abrirá un cuadro de diálogo que te preguntará si LibreOffice debe recordar la firma para cada operación de guardado:
- Si haces clic en Sí, la firma digital se guardará y se añadirá automáticamente cada vez que edites y guardes el documento. Esto puede ser útil si deseas asegurarte de que cada versión del documento está firmada por ti.
- Si haces clic en No, el documento solamente se firmará esta vez. Si vuelves a editar y guardar el documento más adelante, la nueva versión no se firmará automáticamente. En ese caso, tendrás que volver a realizar el proceso de firma manualmente.
Finalmente, el documento se creará y guardará como un archivo PDF firmado digitalmente. Puedes abrir el archivo PDF con LibreOffice para comprobar el resultado. Aparecerá una nota sobre la firma en la barra de información encima del documento abierto. Haz clic en el botón correspondiente para ver más información sobre la firma.
Método 2: firmar un documento PDF u ODT existente
- Abre el documento que deseas firmar (por ejemplo, .odt o .pdf) en LibreOffice.
- En el menú, haz clic en Archivo > Firmas digitales > Firmas digitales.
- Si estás editando un documento .odt que todavía no se ha guardado, se te pedirá que lo hagas. Guarda el documento.
- En el cuadro de diálogo Firmas digitales, haz clic en Firmar documento.
- Selecciona tu certificado eIDAS y haz clic en Firmar.
- Cierre el cuadro de diálogo para volver al documento.
- Se abre un cuadro de diálogo que te pregunta si LibreOffice debe recordar la firma en cada proceso de guardado.
- Sí: si haces clic en Sí, la firma digital se guardará y se añadirá automáticamente cada vez que edites y guardes el documento. Esto puede ser útil si deseas asegurarte de que cada versión del documento está firmada por ti.
- No: si haces clic en No, el documento únicamente se firmará esta vez. Si vuelves a editar y guardar el documento más adelante, la nueva versión no se firmará de forma automática. En ese caso, tendrás que volver a realizar el proceso de firma manualmente.
Finalmente, el documento se creará y guardará como un archivo PDF firmado digitalmente. Ahora debería aparecer una nota sobre la firma en la barra de información situada encima del documento abierto. Haz clic en el botón correspondiente para ver más información sobre la firma.