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Recepcionista IA: reservar citas con Calendly

Válido para tu Recepcionista IA

Con el servicio de Recepcionista IA de IONOS, no solo podrás atender llamadas, sino también automatizar por completo la reserva de tus citas. Gracias a la integración con la herramienta de planificación de citas Calendly, tu Recepcionista IA puede consultar la disponibilidad en tiempo real y reservar citas directamente durante la llamada.

Requisitos

  • Eres cliente de IONOS y dispones de una de las siguientes tarifas: 
    - Recepcionista IA Flex Pro
    - Recepcionista IA All-Flat Advanced
  • Tienes una cuenta de usuario activa en Calendly.

Paso 1: acceder a la configuración general

  • Inicia sesión en tu cuenta IONOS.
  • En la barra de menú superior, haz clic en Menú > Recepcionista IA. Se abrirá la interfaz correspondiente.
  • Opcional: Si dispones de varios contratos del servicio de Recepcionista IA, haz clic en el menú desplegable situado en la parte superior izquierda (con el nombre de tu contrato actual) para abrir la lista de todos los contratos y seleccionar el que deseas utilizar.

Paso 2: activar la reserva de citas con Calendly

Para que tu Recepcionista IA pueda reservar citas en tu nombre, necesita una autorización de acceso a tu calendario. Puedes conceder este permiso a través de una clave API (también conocida como token de acceso personal) que deberás generar e integrar a continuación.

Importante

La clave API otorga acceso a las funciones de tu calendario. Por lo tanto, trátala de forma confidencial, como si fuera una contraseña, y no se la facilites a personas no autorizadas. En caso de que la clave se vea comprometida, puedes eliminarla en cualquier momento en tu cuenta de Calendly y generar una nueva.

  • Desde la sección de configuración general de tu Recepcionista IA, ve a Reserva de citas.
  • En Proveedor de calendario, selecciona la opción Calendly.
  • Haz clic en el enlace Crear clave API, situado en la parte superior derecha. Se abrirá una nueva ventana del navegador que te llevará directamente a la configuración de la API de tu cuenta de Calendly.
  • Si todavía no has iniciado sesión, primeramente deberás hacerlo con tus datos de acceso a Calendly.
  • Para crear la clave API, debes obtener un token (por primera vez) o generar un nuevo token en la interfaz de Calendly.
    • Dependiendo de la versión de Calendly, el menú de navegación puede variar. Consulta las instrucciones actualizadas en la documentación de Calendly.
  • Sigue los pasos para crear el token y cópialo en el portapapeles. Este será tu clave API.
  • Vuelve a la pestaña de tu Recepcionista IA y pega el token en el campo clave API. El sistema comprobará la entrada inmediatamente. Si todo es correcto, aparece un mensaje indicando que la clave API es válida.
  • En Tipos de eventos disponibles, se habrán integrado tus citas de Calendly. Utiliza la casilla de verificación para seleccionar las citas que tu Recepcionista IA puede concertar.
  • Haz clic en el botón Guardar cambios, situado en la esquina superior derecha.
     

Finalmente, la conexión con Calendly se habrá establecido correctamente. Tu Recepcionista IA tendrá acceso a los huecos libres de tu calendario y podrá reservar directamente los tipos de cita que hayas seleccionado (p. ej.: «cita de 15 minutos») para las personas que lo soliciten.

Nota

¿No aparecen integradas tus citas en los «Tipos de eventos disponibles»?

  • En primer lugar, asegúrate de que estas citas se hayan creado en Calendly. 

  • A continuación, vuelve a cargar la página de IONOS otra vez.
     

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