Recepcionista IA: gestionar el desvío de llamadas y los contactos

Válido para tu Recepcionista IA

En la sección de configuración Desvío y contactos, puedes gestionar de forma centralizada todos los contactos para los desvíos de llamadas y las notificaciones por correo electrónico. Aquí también puedes establecer las reglas de desvío. Así, te aseguras de que las llamadas se desvían a la persona o departamento adecuados y de que todo el personal pertinente recibe los resúmenes de las conversaciones.

Requisito

Has completado la configuración inicial con el asistente de configuración.

Acceder a la configuración general

Inicia sesión en tu cuenta IONOS.
En la barra de menú superior, haz clic en Menú > Recepcionista IA. Se abrirá la interfaz correspondiente.
Opcional: Si dispones de varios contratos del servicio de Recepcionista IA, haz clic en el menú desplegable situado en la parte superior izquierda (con el nombre de tu contrato actual) para abrir la lista de todos los contratos y seleccionar el que deseas utilizar.

Haz clic en Desvío y contactos.

Gestionar contactos

En la parte superior de esta sección, puedes crear los contactos a los que tu Recepcionista IA debe desviar las llamadas o mandar los resúmenes de las conversaciones.

Para añadir un nuevo contacto, sigue estos pasos:

Haz clic en + Añadir contacto.
Introduce el nombre, el departamento y una descripción del contacto.
Si la persona o equipo debe recibir desvíos de llamadas, introduce el número de teléfono correspondiente en el campo Desvío de llamadas y marca la opción Activar desvío de llamadas.
Si la persona o equipo debe recibir resúmenes de llamadas, introduce la dirección de correo electrónico correspondiente en el campo Resumen por correo electrónico y marca la casilla situada junto a la opción Recibir resumen de llamadas por correo electrónico.
Haz clic en Aplicar.

Nota

Puedes añadir tanto una dirección de correo electrónico como un número de teléfono para cada contacto. De este modo, una misma persona o equipo podrá recibir tanto los desvíos de llamadas como los resúmenes por correo electrónico.

Instrucciones para el desvío de llamadas

En la parte inferior de esta sección, puedes definir en qué casos tu Recepcionista IA debe desviar las llamadas a los contactos creados anteriormente.

Formula las condiciones utilizando un lenguaje natural. Si configuras varios desvíos, puedes hacer referencia al departamento indicado en la información de cada persona de contacto para diferenciarlos.

Por ejemplo:

«Desvía las llamadas con preguntas sobre facturas al departamento de contabilidad».
«Desvía las llamadas con preguntas sobre descuentos al departamento de ventas».

Resúmenes de llamadas

Los contactos configurados para los resúmenes reciben un correo electrónico por llamada con la información relevante según el caso:

Nombre
Empresa
Contacto para la devolución de llamada
Contacto al que se ha desviado la llamada
N.° de teléfono
Dirección de correo electrónico
Consulta
Resumen de la llamada

Nota

También puedes consultar estos resúmenes desde la sección de configuración de tu Recepcionista IA. Para ello, haz clic en la pestaña Historial de llamadas, situado en la parte superior derecha.

Guardar cambios

Cuando estés conforme con las modificaciones realizadas, pulsa el botón Guardar cambios en la esquina superior derecha. También puedes hacer clic en Guardar y llamar para probar los cambios en una llamada gratuita con el asistente.