# Archivo PST en Outlook: qué es, dónde está y cómo gestionarlo

En un archivo PST (Personal Storage Table) se guardan de forma local los correos electrónicos, los contactos, los calendarios y otros datos. Su función principal es servir como copia de respaldo para cuentas POP o como herramienta de archivado cuando quieres reducir el tamaño del buzón. Aquí te explicamos cómo funcionan los archivos PST, dónde se almacenan y en qué se diferencian de los archivos OST.

## ¿Qué es un archivo PST?

PST significa **Personal Storage Table**. Un archivo PST es un **contenedor de datos personal**, algo parecido a una mezcla entre una caja fuerte y un archivador digital. En él, Outlook reúne los datos personales sincronizados del usuario y los guarda como copia de seguridad en el ordenador. Se trata de un **formato de archivo propietario de Microsoft**, por lo que está licenciado por la empresa y normalmente solo puede abrirse con Outlook y una cuenta de Outlook válida.

El papel que tienen los archivos PST depende sobre todo del tipo de cuenta configurada en Outlook:

- **Outlook con cuentas POP (también POP3)**: descargan los correos directamente del servidor y los almacenan en el ordenador en formato PST.
- **Outlook con cuentas IMAP, Microsoft 365, Exchange o Outlook.com**: los datos originales permanecen en el servidor, mientras que los archivos de datos sin conexión, los [archivos OST](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/que-es-un-archivo-ost/), se guardan temporalmente en el dispositivo. Desde Outlook 2013, IMAP utiliza por defecto archivos OST.

## Comparativa: PST vs. OST

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th>Característica</th>
      <th>Archivo PST</th>
      <th>Archivo OST</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Ubicación de almacenamiento</td>
      <td>Archivo local en el PC, utilizado principalmente en cuentas POP</td>
      <td>Copia local de un buzón de servidor (Exchange, Microsoft 365, Outlook.com, IMAP)</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Sincronización</td>
      <td>Los cambios se consideran originales de inmediato, sin conciliación con el servidor</td>
      <td>Los cambios sin conexión se sincronizan con el servidor en cuanto vuelve la conexión</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Uso</td>
      <td>Archivado, copia de seguridad, ampliación de almacenamiento</td>
      <td>Acceso sin conexión al buzón del servidor</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Dependencia de la cuenta</td>
      <td>Puede abrirse independientemente del servidor</td>
      <td>Funciona solo con la cuenta o el perfil activo</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Riesgo</td>
      <td>Si se pierde o daña, los datos originales también se pierden</td>
      <td>Riesgo mínimo, ya que el servidor mantiene la copia principal</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

La principal ventaja del formato PST es que ofrece mucho más espacio de almacenamiento que el buzón del servidor. Gracias a ello, puedes usar un archivo PST local para:

- [Archivar correos electrónicos con Outlook](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/archivar-los-correos-de-outlook/), por ejemplo diferenciando entre archivado privado y profesional según las directrices de [archivado de correos electrónicos](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/cuando-y-por-que-archivar-correos-comerciales/)
- Guardar copias de seguridad de tus datos personales como [copia de seguridad de Outlook](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/copia-de-seguridad-de-outlook/) directamente en tu ordenador
- Exportar datos de tu cuenta de Outlook a un archivo PST para liberar espacio en el buzón

## ¿Para qué sirven los archivos PST?

Los archivos PST ofrecen varias ventajas prácticas dentro de Outlook:

- Outlook sincroniza distintos datos personales y profesionales y los centraliza en una sola interfaz.
- Crea vínculos entre áreas que suelen estar separadas, como buzones, calendarios y contactos.
- Permite el archivado de correos electrónicos, diferenciando si lo necesitas entre uso personal o profesional.
- Facilita la copia de seguridad de tus datos de Outlook directamente en el PC.
- Hace posible la exportación de datos para liberar espacio en el buzón o cuando cambias de dispositivo.

Nota En el nuevo Outlook para Windows, el soporte para archivos PST está limitado: se pueden abrir, buscar y copiar, pero la edición completa aún no es posible en todos los casos.

Outlook no solo facilita el acceso a los datos, sino que también permite organizar tu “almacenamiento personal”, separar los archivos PST por asuntos personales o profesionales y distinguirlos de las aplicaciones vinculadas o de las [alternativas a Outlook](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/alternativas-a-outlook-gratuitas-y-para-toda-necesidad/).

## Archivar un archivo PST automáticamente o de forma manual

El archivado de datos en Outlook consiste en mover correos, carpetas y otros elementos a archivos PST locales. Tú decides si quieres conservar una copia en el buzón o si deben eliminarse automáticamente tras el archivado. Además, puedes elegir entre un proceso automático en intervalos regulares o realizarlo manualmente cuando lo necesites.

**Archivado automático**

- Archivo &gt; Opciones &gt; Avanzado &gt; Archivado automático
- Definir los intervalos (por ejemplo, cada ciertos días, semanas o meses)
- Elegir la ubicación de almacenamiento y establecer cuándo se eliminarán los elementos antiguos

**Archivado manual**

- Archivo &gt; Herramientas &gt; Limpiar elementos antiguos
- Seleccionar si deseas archivar por antigüedad o carpeta
- Mover manualmente los datos a un archivo PST

## Outlook: encontrar un archivo PST

La ubicación de un archivo PST varía según la versión de Outlook, el tipo de cuenta y la configuración del sistema. Algunas rutas predeterminadas habituales son:

<table>
  <thead>
    <tr>
      <th>Versión de Outlook</th>
      <th>Ubicación</th>
    </tr>
  </thead>
  <tbody>
    <tr>
      <td>Outlook 2013-2021 / Microsoft 365</td>
      <td>`Documentos\Archivos de Outlook`</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Windows 10/11</td>
      <td>`C:\Usuarios`&lt;Nombre&gt;`\AppData\Local\Microsoft\Outlook`</td>
    </tr>
    <tr>
      <td>Versiones antiguas (&lt;2010)</td>
      <td>`Documentos y configuración\…\Microsoft\Outlook` (histórico)</td>
    </tr>
  </tbody>
</table>

La forma más sencilla de localizar un archivo PST directamente desde Outlook es la siguiente:

- Archivo &gt; Configuración de cuentas &gt; Configuración de cuentas
- Abre la pestaña “Archivos de datos”
- Haz clic en “Abrir ubicación del archivo”

Si quieres asegurarte de encontrar todos los archivos almacenados como copia de seguridad, deberías [mostrar archivos y carpetas ocultos](https://www.ionos.es/digitalguide/servidores/configuracion/windows-ver-carpetas-y-archivos-ocultos/).

Nota Si aún no quieres archivar tus correos, pero a veces envías o eliminas mensajes demasiado rápido, Outlook ofrece una forma sencilla de recuperarlos. [Restaurar correos electrónicos eliminados en Outlook](https://www.ionos.es/digitalguide/correo-electronico/cuestiones-tecnicas/recuperar-correos-eliminados-de-outlook/) es un proceso rápido y fácil.


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